Die Digitalisierung in der Hotellerie wurde durch Corona beschleunigt, aber sie war schon vorher da und reagierte schon seit mehreren Jahren auf die neuen Bedürfnisse: bewusster reisen, kleinere Zielgruppen, kürzere Treffen. Alles sollte effizienter werden, und umweltbewusster.

Die Pandemie hat das multipliziert und in der Branche glaubte man zwischenzeitlich, dass man deshalb nur noch virtuell tagen sollte. Zoom, Teams, Ionos Video Chat, Cisco Webex Meetings und Go To Meeting boomten und liessen die Manager von analogen Konferenzhotels erschaudern.

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Zentrale Rolle für die Technik

Die vor allem auf Geschäftsreisende ausgerichtete Hotelgruppe Radisson hat sich die Krise zu eigen gemacht und sich dem Thema vertieft gewidmet. Hybride Tagungen waren eine wertvolle Brücke über die Pandemie hinweg, jetzt sind jedoch Veranstaltungen mit Präsenz wieder möglich. André Wiehe, Marketingleiter Central Europe, stellt fest: «Die Zeiten, in denen sich ein Zielpublikum über mehrere Tage hinweg an einem Ort trifft, sind grösstenteils vorbei – selbst wenn Themen wie Auszeichnungen und Netzwerk relevant bleiben. Heute wird genau analysiert und kalkuliert, wann sich welche Person wo und zu welchem Zweck ausserhalb der eigenen Büros zu treffen hat.»

Bei Firmen spielen dabei Gesundheitsschutz und auch persönliche Sicherheitswahrnehmungen ebenso eine Rolle wie die internen CSR-Vorgaben, beispielsweise was Nachhaltigkeit betrifft oder das Unternehmensimage in der Öffentlichkeit. So spielt die Technik jetzt eine noch zentralere Rolle und Hotels, die entsprechend aufgerüstet haben, liegen im Vorteil. So installierte Radisson in ersten ihrer Hotels ein fixes Übertragungsstudio, das mit spezialisierten Technologieanbietern entwickelt wurde.

 

Leitfaden für Hybrid-Tagungen

Noch nie gab es im Veranstaltungsbereich so viele unterschiedliche Eventformate und einen so vielfältigen Einsatz neuster Technologien. Die Verknüpfung von Präsenzfunktionen und virtuellen Funktionen ist für den Erfolg von Events mitentscheidend. Radisson Hotels hat in Zusammenarbeit mit dem Fachverband MPI einen Leitfaden entwickelt. Dieser unterstützt mit branchenüblichen und bewährten Methoden bei der Ausrichtung von Tagungen, die zwei oder mehrere Zielgruppen miteinander verbinden.

Der Leitfaden kann kostenlos runtergeladen werden.

Das Angebot Radisson Meetings erlaubt Live-Streaming, Aufnahmen, Skyline-Hintergründe und Sets mit grafischem Druck und kann live mit anderen Hotels verbunden werden. Das bedeutet, dass sich Geschäftsleute dezentral regional treffen können, alle Deutschschweizer beispielsweise in Zürich und alle Norddeutschen in Hamburg, und ihre «gemeinsame» Sitzung dann dezentralisiert durchführen.

In den einzelnen sich zugeschalteten Tagungsräumen sind dann nur jeweils regionale Teilnehmer anwesend, die sich kennen und unter Umständen bereits miteinander arbeiten. Es gibt keine längeren Anreisen, die Kosten sind tiefer und das Gesellschaftliche kann immerhin regional vor Ort stattfinden.

Flexibilität ist gefragt

André Wiehe erklärt: «Unsere Meeting-Studios werden laufend in ausgewählten europäischen Hotels fix installiert, können aber auf Ad-hoc-Basis für einzelne Aufträge in praktisch jedem Mitgliedhotel eingerichtet werden. In der Schweiz arbeiten wir unter anderem mit der Veranstaltungstechnik-Agentur KFP zusammen, sowohl für die technische Grundeinrichtung wie auch für Ad-hoc-Aufträge.»

So werden Meetings nicht zur Qual

Oft sind Sitzungen Zeitverschwendung. Doch wenn Manager sich an bestimmte Regeln halten, kann sich Langeweile in Erfolg verwandeln. Die Tipps. 

Wenn die Vermittlung von Inhalten im Vordergrund steht, werden rein hybride Meetings eine wichtige Alternative bleiben; Grossunternehmen haben dementsprechend begonnen, an ihrem Hauptsitz ein Studio einzurichten, um von da aus mit den Homeoffices und den weltweiten Kontakten zu kommunizieren.

Wenn jedoch das Gesellschaftliche wichtiger ist, sind reale Treffen angebracht. Beispielsweise Produktvorstellungen, Team-Meetings mit Motivationscharakter oder Workshops mit hoher Interaktion, alles Veranstaltungen für die sechs Sinne, also nicht nur Hören und Sehen. Man will sich spüren, man trifft sich wieder. Das Stichwort heisst Flexibilität.

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