Der neue Lohnausweis 2005 ist nach langem Hin und Her kürzlich Tatsache geworden. Für das laufende Jahr ist die Verwendung zwar noch freiwillig, ab 2006 wird er jedoch gesamtschweizerisch obligatorisch. Offizieller Grund für die Einführung eines neuen Lohnausweises war der Wunsch nach Vereinheitlichung. Zumindest hintergründig will der Fiskus mit dem neuen Lohnausweis jedoch auch zusätzliche Steuereinnahmen generieren.
In diese Richtung geht die neu eingeführte Detailerfassung der Lohnnebenleistungen oder Fringe-Benefits (siehe BILANZ 11/2004). Immerhin handelt es sich dabei nicht eigentlich um ein neues Steuersubstrat, denn Lohnnebenleistungen waren bereits bisher grösstenteils steuerbar, blieben dem Fiskus allerdings in vielen Fällen verborgen. Zu einem eigentlichen Schock dürfte für viele Steuerpflichtige aber die vereinheitlichte Geschäftswagenregelung werden.
Steuerlich problematisch ist beim Geschäftsfahrzeug jeweils die Höhe des Abzugs für den Privatanteil, das heisst für die privat gefahrenen Kilometer. Gleichzeitig mit der Einführung des neuen Lohnausweises wird nun gesamtschweizerisch verbindlich festgelegt, dass den Mitarbeitenden für die Privatbenützung des Geschäftswagens pro Monat ein Prozent des Kaufpreises (exklusive Mehrwertsteuer), mindestens aber 150 Franken, im Lohnausweis beim Bruttolohn aufgerechnet werden muss.
Diese Regelung gilt bei der Mehrwertsteuer für die Deklaration des Eigenverbrauchs zwar seit längerem, doch wurde sie dort wegen der relativ geringen Auswirkungen stillschweigend geschluckt. Wie das nachstehende Berechnungsbeispiel zeigt, regte sich gegen die Einprozentregel im Lohnausweis nun zu Recht, aber leider vergebens Widerstand.
Bei einem Anschaffungspreis von netto 60 000 Franken ist mit der Einprozentregel ein jährlicher Privatanteil von 7200 Franken abzurechnen. Dividiert man diesen Betrag durch die Kilometerentschädigung von 40 Rappen, die bei der Bordbuchvariante der Firma für Privatfahrten vergütet werden muss (siehe «Am günstigsten mit einem Bordbuch» auf Seite 101), sind mit dem Privatanteil von 7200 Franken 18 000 Privatkilometer abgegolten. Bei einem Anschaffungspreis von 100 000 Franken, dem steuerlich maximal akzeptierten Wert, ergibt sich ein jährlicher Privatanteil von 12 000 Franken oder von 30 000 Kilometern.
Offenbar gehen die Steuerbehörden davon aus, dass ein luxuriöserer Wagen auch öfter spazieren gefahren wird. Diese Kilometerzahlen sind aber auf jeden Fall weit übertrieben, denn der Arbeitsweg zählt steuerlich nicht zur mit dem Privatanteil abgegoltenen Fahrstrecke. Die Finanzierung des Arbeitsweges durch die Firma wird steuerlich dadurch kompensiert, dass der Benützer eines Geschäftsfahrzeugs den Fahrtkostenabzug in der Steuererklärung nicht mehr vornehmen darf. Welche Alternativen gibt es?
Keine Probleme haben diejenigen, die ein Geschäftsfahrzeug fahren, das üblicherweise privat nicht eingesetzt wird. Dazu zählen insbesondere Kombis und Lieferwagen mit festen Einbauten. Die Abrechnung des Privatanteils wird in diesen Fällen nicht verlangt. Steht der Wagen aber für den Arbeitsweg zur Verfügung, darf in der Steuererklärung der Fahrtkostenabzug nicht vorgenommen werden.
Für alle anderen besteht eine mögliche Lösung darin, den Geschäftswagen aufzugeben und auf die herkömmliche Spesenentschädigung von 70 Rappen pro Kilometer zurückzugehen. Bei relativ kurzem Arbeitsweg, Privatkilometern im üblichen Rahmen (rund 8000 bis 10 000 Kilometer jährlich) und verhältnismässig vielen Geschäftskilometern ist diese Variante klar vorteilhafter, denn die Kilometerspesenentschädigung ist nicht als Einkommen zu versteuern, und der Fahrtkostenabzug kann in der Steuererklärung wieder geltend gemacht werden.
Ob sich diese Variante im Einzelfall lohnt, hängt aber schliesslich von zahlreichen Parametern ab. Neben den bereits genannten vor allem vom Anschaffungspreis und den Unterhaltskosten, die ihrerseits wiederum zu einem Teil von der Reparaturanfälligkeit abhängen. Das Reparaturrisiko muss bei dieser Variante selbstverständlich privat getragen werden, ist bei der Qualität der heutigen Fahrzeuge aber ein tragbares Risiko.
Die andere mögliche Lösung ist die so genannte Bordbuchvariante. Diese Variante wird von den Steuerbehörden selber im Musterspesenreglement aufgezeigt. Vorausgesetzt wird in diesem Fall, dass der Geschäftswagen grundsätzlich ausschliesslich für Geschäftszwecke benützt werden darf und Privatfahrten die Ausnahme darstellen.
Damit kommt diese Variante nur für diejenigen in Betracht, die ein zweites Auto in der Garage stehen haben oder sich privat ausschliesslich mit dem Velo oder den öffentlichen Verkehrsmitteln fortbewegen. Weiter wird verlangt, dass für die gelegentlichen Privatfahrten ein Bordbuch geführt wird, ein zugegebenermassen unliebsamer Mehraufwand. Allerdings ein Mehraufwand, der sich auszahlt. Fahren Sie gemäss Bordbuch privat 8000 Kilometer und entschädigen diese der Firma mit 40 Rappen pro Kilometer, bezahlen Sie lediglich 3200 Franken im Jahr. Nach der Einprozentregel würde Ihnen dagegen, wie oben gezeigt, je nach Kaufpreis des Fahrzeuges wesentlich mehr aufgerechnet, bei 100 000 Franken Anschaffungspreis fast das Vierfache.
In jedem Fall empfiehlt es sich, die Geschäftsfahrzeugregelung zusammen mit allen anderen Spesendetails in einem Spesenreglement festzuhalten. Dazu gehören zum Beispiel auch die üblichen pauschalen Repräsentationsspesen für das Kaderpersonal. Je ein Muster eines Spesenreglements und eines entsprechenden Zusatzreglements für die Geschäftsleitung werden von der Steuerkonferenz auf www.steuerkonferenz.ch zur Verfügung gestellt.
Neuerdings anerkennen sämtliche kantonalen Steuerverwaltungen gegenseitig Spesenreglemente, die vom Sitzkanton eines Unternehmens genehmigt worden sind. Es genügt daher, ein Spesenreglement einzig im Sitzkanton eines Unternehmens genehmigen zu lassen. Selbstverständlich begrüssen es die Steuerverwaltungen, wenn Sie dabei den Musterreglementen möglichst genau folgen. Diese Vorgehensweise hat den grossen Vorteil, dass sich Ihre Mitarbeiter beim Ausfüllen der Steuererklärung nicht in jedem Kanton von neuem mit den immer gleichen Spesenfragen herumschlagen müssen.