Digitalisierung ist in aller Munde, lässt jedoch viel Raum für Interpretationen offen. Wie ist der aktuelle Stand in der beruflichen Vorsorge?

Es gibt viele verschiedene Dimensionen von Digitalisierung in der zweiten Säule. Drei Aspekte sind zentral: die Verbindung zwischen unterschiedlichen Vorsorgeeinrichtungen, zwischen Arbeitgeber und Pensionskasse und zwischen Arbeitnehmer und Pensionskasse. Intern haben Pensionskassen Verwaltungssysteme, die möglichst automatisiert und integriert sind. Bei der Verbindung von Pensionskassen und Freizügigkeitseinrichtungen geht es vor allem um den Austausch von Freizügigkeitsleistungen. Dieser Austausch passiert gemäss Statistik etwa eine Million Mal pro Jahr – zum Beispiel, wenn ein Versicherter eine Freizügigkeitsleistung erhält aufgrund eines Stellenwechsels. Das Übertragen von Geld selbst ist hoch digitalisiert. Komplexer ist das Übertragen der Metadaten, also der Stammdaten des Versicherten wie Geburtsdatum und Geschlecht, und die Erfassung der Entwicklung von Freizügigkeitsguthaben, Einbau in Altersguthaben usw. Das geschieht heute zu über 90 Prozent tatsächlich noch auf Papier.

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Also die Information wird quasi zu Fuss und per Hand übertragen?

Man muss sich das so vorstellen: Pensionskasse A hat ein cooles Verwaltungssystem, ebenso wie Pensionskasse B. Die beiden kommunizieren untereinander aber hauptsächlich via Papier. Es werden ausgefüllte und unterzeichnete Formulare ausgedruckt, verpackt, frankiert, per Post verschickt, ausgepackt, eingescannt und ein Mitarbeitender muss Zahlen abtippen, die auf dem Dokument stehen. 

Das heisst, es gibt unterschiedliche IT-Insellösungen, untereinander sind diese aber nicht kompatibel? 

Der Fokus der Digitalisierung liegt auf internen Lösungen, die aber extern oft nicht digital angebunden sind.

Und wie steht es mit der Verbindung zwischen Arbeitgeber und Pensionskasse sowie Arbeitgeber mit Mitarbeitenden?

Auch hier ist noch viel Papier im Umlauf. Aus Sicht eines Arbeitgebers ist der Effizienzgewinn der Digitalisierung bisher überschaubar. Ob für die Pensionskasse ein Formular für einen neuen Mitarbeitenden auf Papier oder online ausgefüllt wird: Der Arbeitsaufwand ist der gleiche.

Oft erfasst der Kunde selbst schon seine eigenen Daten online, macht also im Selfservice die Tätigkeit eines Sachbearbeiters?

Man lagert einen Teil der Arbeit an Kunden aus und spart damit Kosten.

Was wäre eine zielführende digitale Lösung, die für alle Beteiligten ein Gewinn wäre? 

Der Weg heisst: Weg von den Insellösungen und hin zu einem automatisierten Austausch ohne manuellen Eingriff.

Das klingt tatsächlich nach digitaler Evolution …

… Und diese Evolution ist sowohl sinnvoll als auch zielführend. Auch weil man so den Verwaltungsaufwand in Grenzen halten, also zu vergleichsweise niedrigen Kosten automatisiert Daten austauschen kann.

Gibt es schon Ansätze oder Beispiele für einen solchen automatisierten Austausch?

Mit BVG Exchange https://exchange.aeis.ch bieten wir als Stiftung Auffangeinrichtung BVG seit zehn Jahren eine Lösung für den elektronischen Austausch von Daten. Alles, was wir auf elektronischem Weg erhalten, können wir zu über 90 Prozent elektronisch weiterverarbeiten. Das heisst, es braucht keine Interaktion eines Mitarbeitenden. Jede Pensionskasse kann sich kostenlos an BVG Exchange anschliessen und mit allen anderen angeschlossenen Pensionskassen Daten zu Freizügigkeitsleistungen elektronisch austauschen.

Welchen Effizienzgewinn bringt das?

Als Stiftung Auffangeinrichtung BVG sind wir die grösste Plattform für den Transfer von Freizügigkeitsleistungen. Wir profitieren daher am meisten, wenn wir Daten digital erhalten. Wieso? Bis Ende 2021 werden wir über 200’000 Freizügigkeitsleistungen entgegengenommen haben. Bei jedem digitalen Transfer sparen wir 6 Minuten Arbeitszeit pro Kontoeröffnung. Wir können das dank einem prozessorientierten System sehr genau messen. Und 6 Minuten multipliziert mit 200’000 Fällen – rechnen Sie selbst: Das ist enorm viel Zeit und ergibt ein sehr grosses Einsparpotenzial pro Jahr!

Lassen sich über BVG Exchange alle wichtigen Transaktionen durchführen?

Über BVG Exchange kann ein Konto eröffnet werden und es können per Durchführungsauftrag vom Gesetz Freizügigkeitsleistungen übertragen werden. Ausnahmen bilden komplexe Fälle. Anteilscheine müssen z. B. weiterhin physisch übertragen werden. 

Gibt es weitere Initiativen zu mehr Digitalisierung in der zweiten Säule?

Bei der Digitalisierung gegenüber Kunden in der zweiten Säule, also gegenüber Arbeitgebern, Arbeitnehmern oder Inhabern eines Freizügigkeitskontos, gibt es in jüngster Zeit einige Vorstösse. Die Initiative OpenPK  ist mein Favorit.

Was ist mit OpenPK gemeint?

Die Idee ist ein offenes, föderiertes Ökosystem von Versicherten, Pensionskassen, Arbeitgebern, Versicherungen usw., die untereinander Daten über eine standardisierte, offene Programmierschnittstelle austauschen – also über ein Softwaresystem, das anderen Programmen zur Anbindung an das eigene System zur Verfügung gestellt wird. Diese API (von englisch Application Programming Interface) ermöglichen das Andocken unterschiedlicher, zertifizierter Marktteilnehmer an das eigene System und eine schnelle Kommunikation auf technischer Ebene.

Und wie sähe die Nutzung einer gemeinsamen API-Schnittstelle in der Praxis aus?

Pensionskassen implementieren das API, um Daten abzufragen und Änderungen auszulösen. Vorstellbar ist auch, dass die Lohnbuchhaltung eines Arbeitgebers im Hintergrund mit der Pensionskasse wichtige Daten kommuniziert. Die Implementierung einer standardisierten Schnittstelle lohnt sich, weil man Daten eines Mitarbeitenden nur einmal erfassen muss und der Rest automatisiert läuft. Das wäre für Arbeitgeber ein echter Effizienzgewinn. Darüber hinaus nutzen Applikationen das API, um Angebote für Versicherte und Arbeitgeber umzusetzen. Und versicherte Personen erteilen Applikationen die Zustimmung für den Zugriff auf ihre Daten, indem sie sich mit einer elektronischen Identität (z. B. SwissID) ausweisen.

Bis wann soll OpenPK realisiert werden?

Das Projekt befindet sich aktuell in der Startphase; einige grosse Marktplayer wie Axa, Swiss Life und UBS sind dabei. Ich finde den Ansatz sehr gut und würde es sehr begrüssen, wenn sich das durchsetzt. Es braucht allerdings auch viel Abstimmung unter den Marktteilnehmern. Daher gehe ich nicht davon aus, dass eine API-Schnittstelle über OpenPK bereits schon in zwei Jahren etabliert ist.

Ist OpenPK für Pensionskassen attraktiv?

Pensionskassen sehen natürlich eine gewisse Gefahr, ihr Alleinstellungsmerkmal zu verlieren. Ein eigenes Portal kann man zielgerichtet für das Marketing nutzen und beim Endkunden für unterschiedliche Vorsorgemodelle etwa in der dritten Säule werben. Die Möglichkeit gibt es nicht mehr, wenn einfach eine Schnittstelle gebucht wird oder man in einem gemeinsamen Ökosystem ein Anwender/Anbieter unter vielen ist. Auch der Kontakt zu Arbeitgebern wird geringer, weil die Software im Hintergrund läuft und automatisiert Daten austauscht.

Was sind die nächsten Schritte für mehr Standardisierung in der digitalen Datenübertragung?

Es braucht zunächst die Einigung auf eine gemeinsame API-Schnittstelle. Sobald diese vorhanden ist, wird es Bewegung geben im Markt. Also dass sich zum Beispiel mehrere Softwarehersteller finden, die Serviceportale für Vorsorgeeinrichtungen bauen. Künftig hätte dann nicht mehr jede Pensionskasse ihr eigenes, individualisiertes Serviceportal, das für viel Geld erstellt wurde, sondern man kauft diese Dienstleistung als Software-as-a-Service-Lösung extern ein. Das würde die Verwaltungsrechnung deutlich senken. Die Pensionskasse, welche die Schnittstelle implementiert hat, kann in dem Fall schauen, was für die eigene Situation am besten passt, und sich für eine dieser Lösungen entscheiden. Bei einem Wechsel auf einen anderen Anbieter muss dann nur noch die passende Software installiert werden. Was jede PK bereits jetzt umsetzen kann, ist die Anbindung an BVG Exchange und damit ein weiterer Schritt hin zur Digitalisierung in der zweiten Säule.