Nun ist es wieder so weit: Die ganze Firma – oder wenigstens ein Grossteil der Angestellten – arbeitet von zu Hause aus. Im Zentrum der Arbeit im Homeoffice steht die effiziente und gleichzeitig persönliche Kommunikation. Das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden und damit letztlich auch der Unternehmenserfolg hängen wesentlich davon ab.

Strukturiert statt informell

Damit der Betrieb auch mit Homeoffice reibungslos läuft, müssen Sie ein paar wichtige Punkte überlegen. Denn was im Büro ganz selbstverständlich funktioniert hat – die morgendliche Runde am Sitzungstisch, der informelle Austausch beim Kaffeeautomaten –, muss nun organisiert und strukturiert werden. Machen Sie sich dazu folgende Gedanken und halten Sie die Resultate für einen besseren Überblick schriftlich fest:

  • Wie viele Sitzungen brauchten Sie bisher, um den geordneten Informationsfluss in Ihrer Firma zu gewährleisten?
  • Wie viel direkten Austausch mit den Mitarbeitenden hatten Sie? Wie hat der Austausch unter den Mitarbeitenden funktioniert?
  • Welche Kommunikationsmittel – zum Beispiel E-Mail, Instant-Messaging-Dienste – haben bisher gut funktioniert und lassen sich übernehmen?
  • Wie hoch, denken Sie, war der Anteil an informeller Information im Betrieb?

Auf dieser Basis können Sie überlegen, wie Sie die Kommunikation in Ihrer Firma künftig organisieren wollen, damit die Abläufe weiterhin effizient funktionieren.  

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  • Legen Sie fest, wie viele Sitzungen in welchen Zusammensetzungen notwendig sind und wann Sie diese am besten abhalten. Anders als im Büro können Sitzungen im Netz nicht spontan verschoben oder rollend geplant werden («Ich sage euch noch, wann wir uns treffen»). Virtuelle Besprechungen sollten an den vereinbarten Terminen stattfinden, da sonst einige Mitarbeitende bereits wieder weg sind.
  • Welche Themen wollen Sie an den Online-Meetings besprechen, was lässt sich besser mit einer E-Mail oder per Instant-Messaging (Slack, Whatsapp, Skype etc.) kommunizieren, und wann greifen Sie am besten kurz zum Telefon?
  • Definieren Sie, welche Plattformen und Dienste Sie wofür einsetzen wollen. Legen Sie fest, wo welche Informationen abgelegt werden, wo welche Diskussionen geführt werden und welche Tools (zum Beispiel aus Datenschutzgründen) nicht in Frage kommen. 

Achtung: In der Flut der möglichen Kanäle verliert man schnell die Übersicht. Es gilt, so wenige Kanäle und Plattformen wie möglich und so viele wie nötig einzusetzen. Dokumente sollten zum Beispiel nur an einem Ort abgelegt und bearbeitet werden, nicht einmal auf Google Drive, das andere Mal auf Microsoft OneDrive.

Zeiten und Kanäle definieren

Anders als im Büro, wo meist klar ist, wo man sich für eine Besprechung zusammensetzt, muss im Homeoffice klar geregelt werden, wann man sich auf welchem der zahlreichen Onlinedienste trifft.

  • Wichtig ist, dass Sie mit Ihren Mitarbeitenden gut absprechen, wer wann auf welchem Kanal für interne und externe Kontakte erreichbar ist.
  • Überlegen Sie sich, wann Sie einen Mitarbeitenden besser zu einem Gespräch im Büro treffen oder wann sich eine Projektgruppe für eine Besprechung physisch zusammensetzen soll.
  • Überprüfen Sie im Austausch mit Ihrem Team laufend, wie sich die Kanäle und Abläufe bewähren, und nehmen Sie nötigenfalls Korrekturen vor.

Wenn nur ein Teil Ihrer Belegschaft im Homeoffice arbeitet, ist es besonders wichtig, den Informationsfluss gut zu regeln. Sobald einige Mitarbeitende im Büro sind, funktioniert da auch der informelle Austausch wieder. Die von zu Hause aus arbeitenden Kolleginnen und Kollegen brauchen diese Informationen ebenfalls.

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Tipp: Auch online lässt sich eine Kaffeepause abhalten. Laden Sie Ihr Team regelmässig dazu ein, so kann auch der im Büroalltag so wichtige informelle Austausch stattfinden.

Wie viel wäre schön, wie viel ist nötig?

Wer es liebt, im Team zu arbeiten und sich den ganzen Tag mit seinen Mitarbeitenden auszutauschen, der kommt im Homeoffice zu kurz. Verständlich, dass deshalb manch eine Chefin, manch ein Chef geneigt ist, auch beim Arbeiten auf Distanz in möglichst regem Kontakt mit den Leuten zu sein. Doch Vorsicht: Allzu viel ist ungesund! Finden Sie die Balance zwischen formellem und informellem Austausch

Und das sind die wichtigsten Überlegungen zu den verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten:

  • Legen Sie fest, wann sich das ganze Team zu einer virtuellen Sitzung trifft. Ideal ist zum Beispiel eine tägliche Videokonferenz am Morgen, damit sich alle auf den neusten Stand bringen können.
  • Vieles, was es zu besprechen gibt, lässt sich auch über E-Mail austauschen. Schicken Sie aber nicht für jede Frage oder jeden Einfall eine E-Mail, sonst wird die Mailbox Ihrer Mitarbeitenden schnell unübersichtlich. Verwenden Sie E-Mails vor allem für grössere Themen und Erklärungen. Der Vorteil von E-Mails: Sie lassen sich markieren und in Arbeitsordnern ablegen.
  • Für einen spontanen Austausch oder um eine einfache Frage zu besprechen – ob einzeln oder in Gruppen – eignen sich Instant-Messaging, Chats oder Foren, wie es sie zum Beispiel in Diensten wie Microsoft Teams, Skype oder Slack gibt. Legen Sie fest, auf welcher Plattform sich Ihr Team austauschen soll. 
  • Ein Anruf aufs Handy ist oft effizienter als der Austausch über E-Mail oder an einer Videokonferenz. Doch denken Sie daran: Vielleicht ist Ihre Mitarbeiterin gerade konzentriert am Arbeiten und würde lieber nicht gestört werden. Melden Sie darum einen Anruf frühzeitig an, zum Beispiel per E-Mail oder per Instant-Messaging-Nachricht, und vereinbaren Sie einen Termin. Spontananrufe sollten die Ausnahme bleiben.
  • Arbeiten Sie mit dem – allen zugänglichen – Kalender. Ihre Mitarbeitenden tragen hier auch Phasen von konzentriertem Arbeiten ein, und es ist vereinbart, dass man in nicht blockierten Zeiten direkt angerufen werden kann.
  • Arbeiten mehrere Leute an einem Projekt, kann abgemacht werden, dass alle Beteiligten zum Beispiel Skype geöffnet haben, um sich jederzeit rasch über einen Chat oder einen Videocall auszutauschen.
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Gut zu wissen: Virtuelle Sitzungen verlaufen in der Regel viel schneller und effizienter als Sitzungen, bei denen man sich physisch trifft – nicht zuletzt, weil der informelle Teil fehlt und viele Zwischenbemerkungen und nebensächliche Gespräche wegfallen. Sie können also für eine Videokonferenz weniger Zeit einrechnen als für die gleiche Sitzung im Büro. 

Die Videokonferenz – so gelingt die virtuelle Besprechung

Der Lockdown hat gezeigt: Sitzungen lassen sich zum Beispiel mit Zoom, Microsoft Teams oder Google Hangout problemlos online abhalten. Im Unterschied zu «analogen» Besprechungen, bei denen alle Beteiligten an einem Tisch sitzen, müssen Sitzungen im Netz allerdings sehr straff geführt werden. Den «Blick in die Runde», bei dem man sieht, ob die Beteiligten mit einem Entscheid einverstanden sind oder das Gesagte verstanden haben, gibt es bei der virtuellen Besprechung nicht.
 

  • Bereiten Sie die Sitzung im Netz sehr gut vor. Eine gemütliche Plauderrunde, bei der man gemeinsam laut über Themen nachdenkt, hält online niemand lange aus. Wenn die Teilnehmenden nicht permanent bei der Stange gehalten werden, klinken sie sich aus. 
  • Geben Sie Ihre Agenda am Anfang der Besprechung bekannt und fragen Sie, welche Themen die anderen besprechen möchten. Halten Sie sich danach an die festgelegten Punkte.
  • Fassen Sie jeden Agendapunkt zusammen und fragen Sie, ob es noch Unklarheiten oder Fragen gibt, bevor Sie weitergehen.
  • Überlegen Sie, ob Sie alle Sitzungsteilnehmenden im Bild sehen möchten oder ob Ihre Mitarbeitenden die Videofunktion nur einschalten sollen, wenn sie sprechen. Lange vor einer Kamera zu sitzen und das Gefühl zu haben, dass man beobachtet wird, kann sehr ermüdend sein. 
  • Legen Sie bei grossen Sitzungen fest, dass die Teilnehmenden sich im Chat melden sollen, wenn sie etwas sagen wollen, oder ihre Frage gleich im Chat notieren. Sie können sie dann nacheinander aufrufen. Bei Zoom zum Beispiel können die Besprechungsteilnehmer auch virtuell die Hand heben, um zu zeigen, dass sie etwas sagen möchten. 
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Grundregeln für einen Videocall

Diese Regeln gelten für Sie – aber auch für alle anderen Gesprächsteilnehmer. Informieren Sie Ihr Team darüber.

  • Fester Standort: Wenn Sie das Gespräch über das Smartphone führen, stellen Sie dieses auf einen festen Platz. Wenn Sie mit dem Smartphone in der Hand in der Wohnung umhergehen, kann das den Eindruck von Nervosität vermitteln, was nicht zuträglich ist.
  • Kameraposition: Die Kamera Ihres Computers oder Smartphones soll sich etwa auf Augenhöhe befinden. Es ist für Ihr Gegenüber unangenehm, entweder vor allem Ihr Unterkinn oder Ihren Kopf von oben zu sehen.
  • Blickkontakt: Versuchen Sie, wie im Gespräch am Tisch Blickkontakt zum Gegenüber zu halten. Das schafft Vertrauen und zeigt, dass Sie aufmerksam zuhören. Am besten richten Sie den Blick entweder auf das Gesicht Ihres Gesprächspartners auf dem Bildschirm oder – noch besser – auf die Kamera oben am Gerät. Der Nachteil dabei: Sie sehen die Reaktionen des Gegenübers nicht oder nur aus dem Augenwinkel. 
  • Transparenz: In einem Videocall sieht man nicht, was Sie tun, wenn Sie nur noch halb im Bild sind oder den Blick nach unten oder an der Kamera vorbei richten. Sie wirken dadurch unaufmerksam. Wenn Sie Notizen machen oder in der Mailbox etwas suchen, sagen Sie das den anderen. Dann ist klar, dass Sie immer noch aktiv am Gespräch teilnehmen.
  • Technik kennen: Machen Sie sich mit den verschiedenen Programmen und Funktionen vertraut: Mikrofon stumm schalten, Video ein/aus, Bildschirminhalt teilen, Teilnehmer zufügen et cetera. In einer Videokonferenz mit mehreren Teilnehmenden: das Mikrofon auf «mute» stellen, wenn man nicht dran ist; nicht vergessen, «mute» wieder rauszunehmen, wenn man etwas sagen möchte.
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Vorsicht – Datenschutz!

Seien Sie sich bewusst, dass bei einer Besprechung am Computer auch Aussenstehende zuhören können: die Kinder, die am Tisch daneben Hausaufgaben machen; der Partner, der ebenfalls zu Hause arbeitet; eine Nachbarin, die kurz mal vorbeischaut. Damit bekommen Ihre Informationen möglicherweise eine ungewollte Öffentlichkeit. Sprechen Sie mit Ihrem Team deshalb gut ab, in welchem Umfeld heikle Themen besprochen werden, und sorgen Sie dafür, dass solche Gespräche an einem Ort stattfinden, an dem Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter ungestört austauschen können.

Mehr Informationen zum Thema Datenschutz im Homeoffice sowie eine Übersicht über geeignete Tools für Ihre Videokonferenzen finden Sie hier.

Voice- und Videocalls – Austausch im kleineren Rahmen 

Um zu zweit oder in einem kleinen Projektteam über Themen und neue Projekte nachzudenken, eignen sich Telefongespräche mit und ohne Bild, zum Beispiel über Zoom, Whatsapp, Skype, Facetime. 

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Strukturieren Sie Ihre Gespräche in vier Phasen: einen kurzen informellen Austausch zu Beginn, um sich emotional aufeinander einzustimmen; eine Auslegeordnung der Themen des Gesprächs und eine gemeinsame Zielvereinbarung; die gemeinsame Lösungssuche und schliesslich die Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und der Abschluss (siehe die detaillierte Anleitung zur 4-Phasen-Struktur).

Grundregeln für ein Telefongespräch

  • Ruhe vermitteln: Achten Sie auf Ihre Stimme. Nervosität, Panik, Aufregung überträgt sich direkt auf Ihren Gesprächspartner.
  • Freundlichkeit: Lächeln Sie, auch wenn man das nicht sieht – dieser Gesichtsausdruck überträgt sich nämlich auf Ihre Stimme und damit auf die Stimmung des Gesprächs.
  • Präsenz: Seien Sie während des Gesprächs voll und ganz da und lesen Sie nicht gleichzeitig Ihre E-Mails oder die neusten Corona-Nachrichten. Ihre Gesprächspartnerin merkt, wenn Sie abgelenkt und nicht vollständig präsent sind; sie fühlt sich nicht ernst genommen oder bekommt den Eindruck, sie sei Ihnen nicht so wichtig. 
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Achtung: Für heikle Gespräche eignen sich Voice- oder Videocalls eher nicht. Persönliche Themen und kritische Feedbacks werden besser bei einem persönlichen Treffen besprochen, da die nonverbale Kommunikation bei solchen Gesprächen eine entscheidende Rolle spielt – online fehlt dieser Teil. Lesen Sie hier, wie Sie ein heikles Gespräch am besten führen.

 

 

Schriftliche Kommunikation

Viele Themen lassen sich auch schriftlich besprechen – vor allem über E-Mail oder Instant-Messaging-Dienste.

Wichtig: Denken Sie daran, dass es beim schriftlichen Informationsaustausch schnell einmal zu Missverständnissen kommt. Ein Text kann als rüde aufgefasst werden, obwohl Sie ihn nicht so gemeint haben. Achten Sie deshalb auf die Tonalität. Und seien Sie vor allem auch im Umgang mit Ironie vorsichtig – sie wird in der schriftlichen Kommunikation oft falsch verstanden. 

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Das gilt für E-Mails:

  • E-Mails eignen sich vor allem für Bestätigungen, klar formulierbare Aufträge und ausführlichere schriftliche Erklärungen.
  • E-Mails lassen sich in Arbeitsordnern ablegen, was bei der Arbeitsorganisation hilft.
  • Wichtig: Vermeiden Sie in E-Mails «Schreibdenken» – also ellenlange Abhandlungen zu Überlegungen, die Sie sich gerade so machen. Zum Brainstormen und laut Nachdenken eignen sich Videocalls oder ein – vorgängig vereinbartes – Telefongespräch besser.
  • Formulieren Sie sorgfältig: Tipp- und Orthografiefehler wirken, als sei Ihnen der Austausch nicht so wichtig.

Das gilt für Instant Messaging und Chats:

  • Whatsapp, Signal, Slack, die Skype-Chatfunktion und ähnliche Dienste bieten sich für den laufenden Austausch in Kleingruppen oder im ganzen Team an. In Chats können auch Diskussionen um Themen gruppiert werden.
  • Viele Instant-Messaging-Dienste bieten die Möglichkeit, gemeinsam an Dateien zu arbeiten.
  • Besprechungen über einen Instant-Messaging-Dienst oder in einem Chat sind gewissermassen protokolliert, man kann die Diskussion jederzeit zurückverfolgen.
  • Einfache Fragen lassen sich schnell und unkompliziert stellen und beantworten.
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Wichtig: Entscheidend ist, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden festlegen, für welche Art Austausch Sie welchen Kanal verwenden. Es kann sehr zeitraubend sein, wenn man ein paar Tage später rekonstruieren muss, wo ein bestimmtes Thema diskutiert oder ein gemeinsam bearbeitetes Dokument abgelegt wurde.

Wir halten Sie und Ihr KMU auf dem Laufenden.

Urs Gysling, Leiter Beobachter-Edition

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