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Büroplanung
Die fünf Todsünden bei der Büroplanung

Die fünf Todsünden bei der Büroplanung
Grossraumbüro: Bei der Planung müssen viele Punkte beachtet werden. Keystone

Weshalb Konzepte für Open-Space Offices ­scheitern – und wie sie gelingen. Wichtig sind allem anderen voran die Bedürfnisse der Büronutzer.

Von klaus rimnov
2013-05-01

Geht es um die Einrichtung von Büros, so setzen immer mehr Unternehmen auf Grossraumbüros, die Open-Space Offices. Davon sind längst nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter begeistert. «Fakt ist, dass ­Konzepte offener Büros den gewachsenen Anforderungen an Kommunikation und soziale Interaktion in Unternehmen entsprechen müssen.

Aber nur durch eine gute Planung und eine geschickte Um­setzung lässt sich das Potenzial entfalten, das die offene Bürolandschaft bietet, ­nämlich die geistige Freiheit der Beschäftigten zu unterstützen und damit die Wertschöpfung eines jeden Unternehmens zu erhöhen», so Timo Brehme, Gründer und ­Geschäftsführer der Conceptsued mit Hauptsitz in München. Das Beratungs­unternehmen unterstützt nationale und internationale Firmen seit 2003 bei der Auswahl und der Neugestaltung von Gewerbeimmobilien.

Planungsfehler 1: Platzsparen im Fokus

Hauptmotiv von Unternehmen, zunehmend auf Grossraumbüros zu setzen, ist nach wie vor das Einsparen kosten­intensiver Quadratmeter. Brehme: «Unter dem Deckmantel offenerer Kommunika­tion werden Arbeitsflächen eng belegt. Dabei vergessen viele Firmenleiter, wie wichtig in einem solchen Konzept Angebote von Mehrwert- und Kollaborationsflächen sind. Nur mit ihnen lassen sich ­tatsächlich die Arbeitsabläufe optimieren und die Kommunikation beschleunigen. Wer nicht in Rückzugsinseln und durchdachte Begegnungsorte investiert, verhindert Teamarbeit, statt sie zu fördern.»

Dabei sollte Unternehmern auch bewusst sein: Häufig sind Raumkosten wesentlich niedriger als Personalkosten. Der Mehrwert durch die Investitionen ins Wohlbefinden der Mitarbeiter aber ist ­wesentlich nachhaltiger, als durch die Flächeneinsparung erreicht werden könnte.

Planungsfehler 2: Mitarbeiter besitzen keine Stimme

Die in den 1990er Jahren geborene ­Generation ist in einer globalisierten und digitalisierten Welt aufgewachsen. Sie hat oft schon im Primarschulalter gelernt, flexibel, mobil und im Team zu arbeiten. Best Ager hingegen haben ihr Berufsleben weitestgehend in kleinen Büroeinheiten und mit Sacharbeit am PC verbracht. Daher birgt es viel Zündstoff, wenn Firmen plötzlich Open-Space-Büros planen.

Viele Chefs stellen ihr Team vor vollendete Tatsachen, anstatt die Beschäftigten in den Change-Management-Prozess einzubinden. Damit ist das Scheitern der Akzeptanz programmiert. «Seinen Mitarbeitern zu sagen: ‹Hier ist euer neues Grossraumbüro, kommt damit klar!› funktioniert nicht. Jeder Angestellte ist ein Mensch mit Bedürfnissen, ­Gewohnheiten und Angst vor Veränderung. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen deshalb frühzeitig in den Prozess einbe­zogen werden – und zwar innerhalb eines von der Geschäftsleitung abgesteckten Rahmens», fordert Brehme.

Der Umzug in ein Grossraumbüro schaffe für jeden neue Freiheiten, aber ebenso Pflichten. Daher müssten gemeinsam Richtlinien für eine neue Bürokultur erarbeitet werden. Brehme: «Eine Bürokultur lässt sich nicht von Einzelnen schaffen und einem Team überstülpen. Raum, Mensch und Organisation müssen zusammenpassen. In Gesprächen und Workshops lässt sich herausfinden, wie die Mitarbeiter bisher gearbeitet haben und wie sie künftig arbeiten könnten und möchten, um schnell, flexibel und zufrieden zu sein.»

Planungsfehler 3: Mangelhafte technische Ausstattung

Angestellte wollen und müssen heute nicht mehr physisch auf einem festen Platz sitzen, um effektiv zu arbeiten. Statt auf die Arbeitszeit vor Ort zu achten, setzen viele Unternehmen daher längst auf Zielvereinbarungen. Damit die Ziele aber erreicht werden können und Beschäftigte sowohl im Open Space-Office wie im Homeoffice jederzeit für Kollegen und Kunden erreichbar sind, muss in die entsprechende Technik investiert werden. Deshalb ist zwingend eine Ausstattung mit mobilen Endgeräten erforderlich.

Weitere Möglichkeiten eröffnet cloudbasiertes Arbeiten. Brehme: «Daten müssen von überall auf der Welt zugänglich sein. Verschiedene Mitarbeiter müssen in Echtzeit an einer Datei arbeiten können. Digitale Unterschriften sollten ebenso ­ermöglicht werden wie der Online-Zugang zu Geschäftsabschlüssen. Nur so lässt sich eine flexible Bürostruktur schaffen, zugleich Ablagefläche reduzieren und der ­gesellschaftliche Wandel in die Bürokultur integrieren. Das heisst: Raum, Organisation und Technik müssen zusammenpassen.»

Planungsfehler 4: Fehlende Rückzugsmöglichkeiten

Wer im Open Space arbeitet, benötigt Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten. Diese in ausreichender Menge zur Verfügung zu stellen, vergessen Unternehmen bei der Grossraumbüroplanung häufig. «Firmenchefs müssen dafür sorgen, dass das Verhältnis zwischen kommunika­tivem und konzentriertem Arbeiten ausgeglichen ist. Sonst werden Mitarbeiter sehr schnell unzufrieden», meint Brehme.

Eine Faustformel für die Verteilung der Flächen gibt es dabei laut dem Experten nicht, weil diese stark von der vorgesehenen Nutzung und den Räumlichkeiten selbst abhängt. Allerdings müssen Rückzugsorte nicht zwangsläufig einzelne abschliessbare Räume sein. Auch Think-Tanks, Telefonzellen oder intelligente ­Möblierungen schaffen Rückzugszonen, Mobilität und unterschiedliche Arbeits­atmosphären innerhalb der Open Spaces.

Planungsfehler 5: Zu viele Störfaktoren

Lärm ist der erste Faktor, der Unternehmern und Angestellten einfällt, wenn sie an Störquellen im Grossraumbüro denken. Tatsächlich aber ist es notwendig, nicht nur die Akustik in der Bürolandschaft zu planen. Brehme: «Wenn es um einen optimalen Workflow und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz geht, müssen Raumplaner neben Geräuschpegel oder Raumhall auch visuelle Reize im Blick haben.»

Dabei spielen Verkehrswege eine wichtige Rolle. Wo werden beispielsweise Sofalandschaften aufgebaut, wo wird eine Lounge einge­richtet, wo der «Töggelikasten» aufgestellt? Brehme: «Ein schickes Sofa neben Arbeitsplätzen aufzustellen, ist optisch vielleicht ansprechend, funktionell aber Nonsens. Denn wer soll sich hier hinsetzen, um mit Kunden zu telefonieren, während die Kollegen nebenan arbeiten? Zudem muss auch der Kundenverkehr zwingend beachtet werden. Externe Personen wie Klienten oder Getränkelieferanten sollten Grossraumbüros nicht durchschreiten müssen. Das lenkt die Mitarbeiter unnötig ab.»

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