Kaum ist ein Meeting beendet, steht das nächste im Kalender. Und ist dieses vorbei, ist erneut eine Besprechung anberaumt. Viele Führungskräfte verbringen mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit in Sitzungen. Ähnlich ist dies bei Mitarbeitenden, die grössere Projekte leiten. Nach dem Besprechungs-Marathon bleibt bei manchen Teilnehmenden aber das unbefriedigende Gefühl: Ich habe heute nichts getan, ausser mit zahlreichen Leuten geplaudert.

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Häufig klagen Fach- und Führungskräfte denn auch über die zunehmende «Meetingitis». Hierfür gibt es Ursachen. Je enger und bereichsübergreifender die Zusammenarbeit ist, umso grösser ist auch der Abstimmungsbedarf in Unternehmen. Und je schneller sich das Umfeld wandelt, umso häufiger muss sich die Führungsmannschaft zusammensetzen, um sich auf neue Lösungen zu verständigen.

«Wann ist das Treffen endlich vorbei?» Das fragen sich viele Führungskräfte bei ausufernden Sitzungen. Denn neben der Zahl der Meetings ist auch die Dauer oft ein Knackpunkt, denn sie verlaufen zuweilen eher wie ein Kaffeeklatsch, als weitgehend ziel- und strukturlose Plauderei, deren Teilnehmer schliesslich auseinandergehen, ohne dass etwas vereinbart wurde – ausser dem nächsten Treffen.

Sechs Tipps zum Erfolg

Dabei sind Meetings nichts anderes als Arbeitstreffen, bei denen ganz konkrete Ziele erreicht werden sollen – in möglichst kurzer Zeit. Nur wird das oft nicht so gehalten. Dabei ist der Aufwand für gute Sitzungen gar nicht so gross. Die Effektivität von Besprechungen könnte mit ein paar einfachen Verhaltensregeln deutlich erhöht werden.

  • Traktanden und Ziele festlegen:
    Erstellen Sie eine Agenda und definieren Sie die Ziele. Das erscheint selbstverständlich. Ist es aber nicht. Oft sagt bei Meetings ein Teilnehmer, kaum sind die geladenen Personen im Raum: «Lasst uns loslegen. Ich muss noch ...» Und weil dies bei den anderen ähnlich ist, stürzen sich alle auf das erstbeste Thema. Wild debattieren sie dann darüber, ohne aber vorab zu klären, was eigentlich zu besprechen ist. Verständigen Sie sich deshalb zu Beginn eines Meetings über die Traktanden und die damit verbundenen Erwartungen und Ziele. Und stellen Sie einen Zeitplan auf. Dann haben alle die gewünschte Orientierung.
     
  • Einigkeit über Vorgehen:
    Gehen Sie die Tops vorab durch und ändern Sie, sofern nötig, die Agenda. Das wird oft vergessen – speziell dann, wenn vor dem Meeting schon andere Treffen stattfanden und die Teilnehmer schriftlich eingeladen wurden. Sorgen Sie dafür, dass Einigkeit über die Inhalte und Zielsetzungen besteht.
     
  • Reihenfolge festlegen:
    Klären Sie die Reihenfolge, in der die Tops behandelt werden. Dies ist zum einen nötig, weil die Themen oft zusammenhängen. Zum anderen messen Teilnehmer den Themen häufig unterschiedliche Bedeutung bei. Daher besteht die Gefahr, dass einige Teilnehmer letztlich sauer sind, weil «ihre» Themen am Schluss oder nur im Schnelldurchgang erörtert werden.
     
  • Zusammenhänge visualisieren:
    Visualisieren Sie komplexe Zusammenhänge anschaulich und halten Sie die Zwischenergebnisse fest. Bei vielen Meetings werden Flipcharts, Tafeln und Projektoren während der Erörterung von Vorschlägen nicht genutzt. Die Folge: Endlose Debatten, bei denen immer wieder dieselben Argumente vorgetragen werden.
     
  • Aufgaben festhalten:
    Fixieren Sie schriftlich, wer was bis wann tut. Oft wird in Meetings irgendwann die Zeit knapp. Entsprechend hastig erfolgt die Massnahmenplanung, und vieles, was beim nächsten Meeting erledigt sein sollte, wurde nicht gemacht. Auch weil ohne Massnahmenplan zwischenzeitlich kein Check möglich ist, ob die nötigen Initiativen ergriffen wurden, um die vereinbarten Aufgaben zu erfüllen.
     
  • Zusammenfassung machen:
    Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und holen Sie ein Feedback ein. Danken Sie den Teilnehmern für ihre Arbeit. Weil bei vielen Meetings die Zeit aus dem Ruder läuft, eilen die Teilnehmer nach deren Ende oft auseinander wie eine aufgeschreckte Rinderherde. Weder werden die Teilnehmer für ihre Arbeit gelobt, noch werden sie auf Dinge hingewiesen, die nicht optimal verliefen. Auch erhalten sie nicht die Chance, sich positiv oder negativ über den Verlauf des Meetings zu äussern. Auch eine Zusammenfassung dessen, was geleistet oder erreicht wurde, erfolgt nicht. Die Folge: Jeder kehrt an seinen Arbeitsplatz zurück und hat im Alltag schnell das Besprochene vergessen. Um dies zu verhindern, sollte der Sitzungsleiter nach dem Motto «Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser» einige Zeit später nachprüfen, wie weit die Umsetzung der Beschlüsse gediehen ist.

Mit diesen simplen Massnahmen sollte es gelingen, die Teilnehmer zum Mitmachen zu animieren. Und dem Umstand entgegengewirkt werden, dass manche Manager bei öden Besprechungen völlig abschalten – oder gar einschlafen.