Während der Corona-Pandemie wurden Tausende von Arbeitnehmenden in der Schweiz ungefragt ins Homeoffice geschickt. Oder um es mit einem Zitat aus einer Studie des Seco zu beziffern: «Fast die Hälfte der Angestellten ohne vorheriges Homeoffice haben im Laufe der Pandemie angefangen, in verschiedenen Intensitäten im Homeoffice zu arbeiten – bis hin zu ausschliesslich.» Und dieser Fakt brachte für die Arbeitnehmenden in ihrem beruflichen, aber auch privaten Alltag Veränderungen mit sich. Doch was oft anfangs eine schwierige Umstellung bedeutete, wurde zum «neuen Normal» und etwas, was man schätzen lernte. Und auch nicht mehr aufgeben mag. Dem entgegen wünschen sich nun immer mehr Arbeitgebende, dass ihre Teams wieder im Unternehmen erscheinen, zumindest den Grossteil der Arbeitszeit. Und gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) würden oftmals einfach zum «alten Normal» zurückkehren. Etwas, was sie kennen und können. Eben alle da und alle machen.
KMU-Strukturen machen es schwer
«Während Grossunternehmen seit Jahren Remote-Arbeit aufgrund der geografischen Distanzen oder Spezialisierungen von Teams anbieten, hat die Pandemie dieses Konzept nun verstärkt in die KMU gebracht», sagt Marc K. Peter, Leiter Kompetenzzentrum Digitale Transformation und Initiant wie auch Projektleiter «Digitale Transformation für KMU» an der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW). Und das fordert heraus – weniger die Mitarbeitenden, sondern diejenigen, die für das Arbeitsplatzmanagement verantwortlich sind. «Die grossen Herausforderungen liegen dabei in drei Bereichen», fasst Marc K. Peter zusammen. «In vielen KMU verfügen die Geschäftsleitungsmitglieder nicht über die Erfahrung, wie ein modernes Arbeitsweltkonzept mit Remotearbeit entwickelt wird. Zudem verhindern traditionelle Führungsstile oder die Angst vor Neuem, dass diese Art der Arbeit angeboten wird. Und schlussendlich sind es die anderen, meist kurzfristigen Prioritäten im Unternehmen, die verhindern, dass diesem Thema genügend Priorität gegeben wird.»
Doch KMU müssen sich diesem Thema stellen. Der Fachkräftemangel zeigt sich auch in der Schweiz massiv in vielen Branchen. Expertinnen und Experten werden nicht mehr an-, sondern abgeworben. Oder vielmehr umworben. Was zu Forderungen auf Arbeitnehmerseite führt. Und der Wunsch nach Flexibilität in der Arbeitsgestaltung ist oberste Priorität – vor allem in Bezug auf Remotearbeit. Doch was ist die passende und vor allem praktikable Antwort? Dazu einleitend Marc K. Peter: «Das Führungskonzept im KMU muss sich mit Remotearbeit und dem Homeoffice anpassen.» Und seine Handlungsempfehlungen sind klar: Erstens müssen Führungskräfte viel forcierter als bisher die von den Mitarbeitenden zu leistenden Aufgaben mit ihren Qualitätskriterien definieren. So kann eine Diskussion erfolgen, ob sich zum Beispiel die Kosten für die Stelle rechtfertigen oder ob die Arbeit besser von einer Partnerfirma übernommen wird. Wenn die Firma davon ausgeht, dass sich die Stelle beziehungsweise Investition lohnt, spielt es grundsätzlich keine Rolle, von wo aus und in welcher Zeit die Aufgaben erledigt werden. Zweitens sollte mehr in die Zusammenarbeit, die Kulturentwicklung und den Austausch investiert werden, um das Teamgefühl beziehungsweise den Zusammenhalt zu stärken. Jede Woche kann so beispielsweise ein interner Event während einem Bürotag organisiert werden, wo Mitarbeitende ihre Herausforderungen und Erfolge mit den anderen teilen. «Durch diesen Austausch und stärkeren Zusammenhalt wird anschliessend die Motivation und Produktivität im Homeoffice höher sein», so Marc K. Peter. Und schlussendlich stellt sich die Frage, welche Technologien die Prozesse und die Kommunikation sowohl im Büro als auch im Homeoffice zielgerichtet unterstützen. Auch hier sind die Anforderungen – ehrlicherweise parallel zum Nichtwissen – gestiegen.
Es gibt Wege, es gilt zu fragen, welche
«Jedes KMU könnte im Hinblick auf ein modernes Arbeitsweltkonzept die Diskussion führen, welche Anforderungen das Unternehmen an Kommunikation, Zusammenarbeit und Präsenz hat», schlägt der Experte vor. «Gleichzeitig können die Mitarbeitenden ihre Wünsche formulieren, beispielsweise aufgrund von geografischen oder familiären Situationen, wie oft und wann sie von zu Hause arbeiten möchten.» So kann schlussendlich ein Kompromiss gefunden werden. «Im zweiten Schritt werden die Spielregeln definiert, wie die Zusammenarbeit konkret gestaltet wird», ergänzt Marc K. Peter. «Viele Firmen machen es sich zu einfach: Anstatt eine Diskussion zur modernen Arbeitswelt zu führen, verlangen sie von den Mitarbeitenden, dass sie wieder ins Büro kommen sollen. Dabei vernachlässigen sie die einmalige Chance, gemeinsam mit den Mitarbeitenden eine Roadmap für die erfolgreiche Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter zu formulieren.» Womit wieder die Frage im Raum steht, wie das machbar ist.
Final lässt sich sagen: Der soziale Ansatz ist ausschweifend, denn die Kulturentwicklung ist ein Erfolgsfaktor für moderne Arbeitswelten. Studien der FHNW zeigen, dass die meisten Schweizer KMU keine Konzepte für die Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter haben. «Dabei ist es wichtig, Massnahmen für die Kulturentwicklung sowohl im Bürobetrieb, also vor Ort, als auch für die Remotearbeit gemeinsam zu definieren», sagt Marc K. Peter. «Es braucht Spielregeln im Homeoffice.» Eine Grundlage dafür schafft der technische Ansatz. Er ist ein «Enabler». Auch wenn das im ersten Schritt nicht so empathisch und sozial klingt. Doch eine gute Hardware zu Hause – ein guter Bildschirm und ein ergonomischer Arbeitsplatz unterstützen das Miteinander genauso wie ein Online-Kollaborations- und Konferenzsystem. Komplementiert von Softwarelösungen, welche die Digitalisierung der Prozesse und Daten inklusive dem Zugriff auf diese Daten ermöglichen und sicher machen. «Der Erwerb von digitalen Fähigkeiten, sowohl technische als auch sozial-organisatorische, sind ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Remotearbeit», so Marc K. Peter abschliessend. Und zwar nicht nur für die Mitarbeitenden, sondern genauso für die Führungskräfte, damit sie die Mitarbeitenden auf Distanz erfolgreich führen und unterstützen. Da viele KMU intern nicht über die Ressourcen und das Wissen verfügen, um eine IT-Infrastruktur für virtuelle Teams aufzubauen, lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleistungsunternehmen.