Das Veranstaltungswesen ist eine anspruchsvolle Disziplin, die Organisationstalent und Liebe zum Detail erfordert, aber auch viel Zeit, Geduld und Flexibilität. Diese Industrie (die Abkürzung MICE steht für Meetings, Incentives, Conventions und Exhibitions) erlebte durch die Pandemiejahre eine starke Zäsur; vor allem kleinere Player (Eventagenturen, Künstler oder Zulieferer für beispielsweise Merchandising oder Blumendekoration) mussten leiden; viele haben ihren Job verloren. Gleichzeitig wurde die Digitalisierung multipliziert. Für die eher jüngeren Generationen in der Branche war diese Entwicklung einfacher zu bewältigen. Doch jetzt kommt die künstliche Intelligenz (KI) – eine für alle Generationen anspruchsvollere Herausforderung.
Zuerst beschränkte sich KI auf Datenanalysen und ein paar Basisprozesse im Kundenservice. Aber nun geht es rasend schnell, und KI-gesteuerte Tools erobern die Kernprozesse des Eventmanagements. Und diese beginnen natürlich bereits in der Planungsphase jeder Veranstaltung. Die Frage nach der «Raison d’Être» jedes Events – weiterhin eine zwingend erforderliche Diskussion – muss zwar noch immer im persönlichen und vertieften Gespräch zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer beantwortet werden. Ab dann jedoch können Ablauf, Budgetierung, Logistik und Terminplanung durch KI-gestützte Projektmanagement-Tools optimiert werden. Im Eventmanagement ist zum Beispiel Flexibilität unentbehrlich: Die Daten ändern, das Wetter schlägt um, die Budgets werden korrigiert, und eine Hauptrednerin fällt aus – alles schüttelt den geplanten Programmablauf durcheinander. Dementsprechend müssen die Zeitpläne dynamisch korrigiert und angepasst werden – und KI kann dabei jede einzelne rapportierte Veränderung laufend in einen Gesamtplan integrieren.
Ein anderes Element ist das Eventbudget, welches normalerweise von einem Auftraggeber im Voraus fix festgehalten und bewilligt wurde. Nur: Jede Person, die schon einmal Veranstaltungen durchführen durfte, weiss, dass die Faktoren dauernd ändern und so die Budgetposten verschieben oder aufblähen. Relevant ist der Überblick, sodass man wichtige Überschreitungen dem Budgetgeber unmittelbar weiterleiten kann – und nicht erst Wochen nach dem Auftrag als negative Überraschung im Abrechnungsprozess. Die neuen Tools können Szenarien von möglichen Budgetveränderungen simulieren und bei realen Veränderungen eine Warnung aufzeigen.
KI is watching you
Abgesehen von Datenschutzvorgaben, die laufend strenger werden, könnten KI-Algorithmen anhand von Informationen zu vergangenen Events und aktuellen Trends vorhersagen, wie sich die Teilnehmerzahlen entwickeln. Das ist ein Schlüsselfaktor für die Kostenkontrolle, wenn man etwa an die Verpflegung denkt. Diese muss man ja frühzeitig mit einer gewissen Anzahl Gästen bestellen und garantieren. Deshalb können diese Tools im Marketing helfen, via die sozialen Medien und ranchenwebsites die richtigen Zielgruppen zu identifizieren – und so potenzielle Personen ausfindig zu machen und sie zum Event einzuladen.
Gesichtserkennungsprogramme, wie sie beim Check-in für inneramerikanische Flüge bereits verwendet werden, sind eine weitere spannende KI-Anwendung. Wobei hier überlegt werden muss, ob die Teilnehmenden zu einer Generation zählen, die sich damit wohlfühlt. Doch grundsätzlich sorgt automatisierte Gesichtserkennung für mehr Sicherheit, schnelleres Check-in am Gästeschalter und raschere Zulassung zu Breakout-Sessions oder VIP-Bereichen. Und dann wird es richtig interessant: Wenn die Gesichtserkennung über alle Räumlichkeiten der Veranstaltung aktiviert ist, erhält der Veranstalter eine unglaubliche Menge an Daten dazu, wie lange sich jeder einzelne Teilnehmer wo aufgehalten hat. Diese Statistiken wären fantastisch, denn damit könnte man die gesamte Veranstaltung auswerten und wüsste zum Beispiel genau, welcher Referent Interesse auslösen konnte oder wie lange sich ein Teilnehmer effektiv an der Veranstaltung aufgehalten hat. Solch ein intensiver Überwachungsprozess dürfte hierzulande indes nicht ganz so schnell kommen. Aber KI ist bereits da; die Eventprofis sollten sich einlesen.