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Debitorenmanagement: So setzen Sie Forderungen durch

Damit Kleinunternehmen mit ausstehenden Forderungen nicht Bank «spielen» müssen für ihre zahlungsunwilligen Kunden, lautet die Devise im Debitorenmanagement: Schneller handeln und energischer eintreib

Von Katrin Piazza
am 03.05.2006

Ob sie es selber tun oder Dritte damit beauftragen ­ Gläubiger tun gut daran, ihre Forderungen einzutreiben. Und seien diese noch so klein. Schliesslich binden offene Forderungen wertvolles Kapital und vermindern die Liquidität eines Unternehmens.

Nicht zuletzt gilt es auch, der Zahlungsmoral der Schweizer auf die Sprünge zu helfen. Um die steht es nicht besonders gut, wie ein Blick in den Jahresbericht des Verbands Schweizerischer Inkasso-Treuhand-Institute (VSI) offenbart: Bei dessen rund 50 Mitgliedern haben sich 2004 700000 Inkasso-Aufträge mit einer Forderungssumme von 580 Mio Fr. angehäuft. 416 Mio davon konnten eingetrieben werden ­ selbstverständlich zugunsten ihrer Kunden.

Vogel-Strauss-Politik

Im Umgang mit offenen Forderungen herrscht ganz offensichtlich grundsätzlich das Prinzip «Abwarten und Tee trinken». Was auf Schuldnerseite passiert, kennt Stefan Broger, Präsident der Konferenz Schweizer Betreibungs- und Konkursbeamten, aus Erfahrung: Schuldner ignorieren ihre Post, leeren ihren Briefkasten nicht und stellen sich tot. «Geht mich nichts an», heisst ihre Devise ­ zumindest so lange, bis der Betreibungsbeamte ihnen klar macht, dass ihr Auto ein lohnendes Pfandobjekt darstellt.

Erstaunlicherweise verhalten sich Gläubiger aber ähnlich passiv: Sie vertrauen auf den guten Willen ihres Schuldners, bis ihr eigener Liquiditätsengpass sie eines Besseren belehrt. «Gläubiger sollten schneller handeln und ihre Forderungen energischer eintreiben», rät daher Broger.

Dass das Recht dabei meist ganz auf ihrer Seite ist, beweist die Tatsache, dass nur 10% der Betreibungsbegehren bestritten werden. Eine Garantie dafür, dass sie zu ihrem Geld kommen, besteht zwar nicht ­ melden Schuldner Konkurs an, hat der Gläubiger das Nachsehen. Grundsätzlich gilt jedoch die Faustregel: Je jünger die Forderung, desto leichter kann sie eingetrieben werden.

In Geldsachen unbedarft?

André Egli, diplomierter Treuhandexperte beim Luzerner Beratungsunternehmen Balmer-Etienne, ortet das Hauptproblem vieler (Klein-)Unternehmer ganz generell bei ihrer Vereinnahmung durch das Tagesgeschäft.

Theoretisch könne zwar jeder den Zusammenhang zwischen Mahnwesen und Kontostand nachvollziehen, doch: «Büro und Administration werden in irgendwelchen Randstunden erledigt und erhalten nicht die nötige Priorität.»

Allzu oft sei zu beobachten, dass nicht jede Leistung systematisch erfasst und auch in Rechnung gestellt werde. Gerade bei kleinen Unternehmen machen sich mangelnde Professionalität und fehlende Kontrollinstrumente aber besonders unangenehm bemerkbar ­ in Form mangelnder Liquidität.

Geld da -­ Kunde weg?

Die Verwurzelung im Kleinräumigen stellt für Mikrounternehmen oft ein heikles Problem dar: Wo sich Kunden und Lieferanten persönlich kennen, ist zwar das Ausfallrisiko der Forderungen nicht übermässig gross, das Vorgehen gegen ungebührlich säumige Zahler jedoch besonders delikat. «Viele haben Skrupel, überhaupt zu mahnen», bestätigt auch Egli. Ein Inkasso-Büro schalte in der Regel erst ein, wer jede Hoffnung verloren habe, auf ande-rem Weg zu seinem Geld zu kommen.

Kreativ und vorausschauend

In einem Punkt sind sich alle Inkasso-Experten einig: Vorher prüfen ist einfacher, als hinterher eintreiben. Peter Neuhaus, Geschäftsleiter der Schweizer KMU-Stiftung, empfiehlt den KMU kreative, auf die Kunden zugeschnittene Lösungen zu suchen. Beispielsweise, gute Kunden mit Rabattsystemen zu binden und über die anderen schwarze Listen zu führen. Auch die Forderung nach einer Teilzahlung im Voraus könne durchaus angebracht sein.

Egli unterstützt ebenfalls präventive, originelle Massnahmen, zum Beispiel: «Eine externe Person einstellen, die an einem halben Tag pro Woche Büroarbeiten erledigt.» Diese könne sich ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und habe auch genügend Musse, Neukunden auf Herz und Nieren abzuklopfen. Letztlich, so Egli, müsse jeder Unternehmer seine eigene Schmerzgrenze festlegen und sich die Frage stellen: «Brauche ich diesen zahlungsunwilligen Kunden wirklich?» Und zum Schluss noch ein Tipp für professionelle Eintreiber: Warum richten sie nicht für die eigenen Kunden eine Internet-Ratgeber-Seite ein? Die Gegenseite ist mit «www.schuldnerhotline.ch» schliesslich schon bestens ge-rüstet.

Inkasso von Profis geht ins Geld

Ab wann lohnt sich das professionelle Inkasso für kleine und Mikrounternehmen? Im Gegensatz zum Factoring-Verband, der zwischen 1 und 3% der Forderungssumme als Honorar veranschlagt, gibt es im Inkasso-Bereich kaum Preistransparenz. «Die Mitglieder sind in der Preisgestaltung frei, werden vom Verband aber angehalten, ihre Kunden über die Tarife zu informieren», erklärt Robert Simmen, Geschäftsführer des VSI. Verbindliche Tarifempfehlungen sind auf der Homepage des Verbands keine zu finden.

Professionelle Inkasso-Büros beraten und betreuen ihre Auftraggeber und vermitteln zunächst zwischen Gläubigern und Schuldnern.

Im Grundsatz gilt: Je jünger der Fall, desto tiefer die Kosten. Intrum Justitia bietet auf Kundenbedürfnisse zugeschnittene Dienstleistungen von der einfachen Wirtschaftsinformation (in kleinen Einheiten für etwa 5.50 Fr. pro Abfrage) über die detaillierte Bonitätsprüfung bis zum gesamten Debitorenmanagement. Inkasso-Beratung lohnt sich auch für Unternehmen mit einem geringen Rechnungsvolumen.

Factoring als Finanzdienstleistung ist relativ neu. Seit den ersten Factoring-Geschäften in der Schweiz im Jahr 1963 ist der Umsatz der Branche von 0,2 Mrd Fr. auf rund 2,3 Mrd Fr. gestiegen. Der Factor übernimmt Ausfallrisiko und/oder Debitorenmanagement der Kunden und bezahlt ihnen dafür einen Vorschuss oder gewährt ihnen eine Kreditlimite.

Dafür verrechnet er je nach Risiko und Aufwand zwischen 1 und 3% des Forderungsbestands. Kunden sind stark expandierende Firmen mit hohem Rechnungsvolumen, die ihr Umsatzwachstum nicht mit eigener Liquidität oder Bankkrediten finanzieren können oder wollen. Factoring lohnt sich erst ab einem Rechnungsvolumen von 500000 Fr. pro Jahr.(kp)

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Die acht häufigsten Fehler im Mahnwesen

Unvorsichtig:
Forderungen eintreiben ist schwieriger, als vorher die Bonität des Kunden zu prüfen. Wirtschaftsinformationen liefern Profis wie www.dnbswitzerland.ch oder www.zefix.ch und www.shab.ch.

Auch das Betreibungsamt am Wohnsitz des (potenziellen) Geschäftspartners gibt gegen Interessennachweis Auskunft.

Unsystematisch:
Bei vielen KMU beschränkt sich das Debitorenmanagement auf die Prüfung des Zahlungseingangs. Im besten Fall entgehen ihnen Zinsen, im schlimmsten Fall die ganze Forderung.

Zu spät:
Je jünger die Forderung, desto einfacher ist sie eintreibbar.

Kontaktscheu:
Wer nicht bezahlen will, lässt sich selbst von zehn Briefen nicht bewegen. Der versierte Schuldner erkennt am ersten Schreiben, wie der Gläubiger vorzugehen gedenkt. Beim Telefoninkasso ist der Schuldner gezwungen zu reagieren ­ oder zumindest den Zahlungsrückstand zu erklären.

Durchnummeriert:
Wird die 1. Mahnung im Titel als solche deklariert, nutzt der routinierte Schuldner gelassen die ganze Frist bis zur 3. Mahnung.

Unklar:
Klaren Bezug auf Rechnungsnummer, Betrag und Frist nehmen und dem Schuldner die drohenden Konsequenzen verdeutlichen.

Leer drohen:
Wenn der Gläubiger Termine ohne Sanktionen verstreichen lässt, macht er sich selbst unglaubwürdig. Drohungen unbedingt wahr machen.

Zu bescheiden:
Wird nicht bezahlt, sollten Gläubiger unbedingt und automatisch Verzugszinsen in Rechnung stellen.

Quelle:KP in Zusammenarbeit mit André Egli von Balmer-Etienne.

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