E-RECHNUNGEN.
Papierrechnungen sind für Unternehmen jeder Grösse mit Aufwand und Kosten verbunden. Die Rechnungen werden zwar elektronisch auf einem PC erstellt, dann jedoch ausgedruckt, verpackt und per Post versendet. Die Kosten für den Rechnungssteller liegen je Papierrechnung bei bis zu 5 Fr. Papierrechnungen können auf dem Weg zum Kunden verloren gehen, falsch zugestellt oder beim Kunden verlegt werden. Die Folge sind verspätete Zahlungen und hohe Kosten für Abklärungen und Mahnungen.
Aber auch beim Rechnungsempfänger entstehen Aufwände. Bevor der Empfänger der Rechnung diese elektronisch bezahlen kann, muss er erst einmal sämtliche Rechnungsdetails wie Kontoverbindung, Rechnungsbetrag und Referenznummer manuell in seinem System (z.B. E-Banking) erfassen. Das Verfahren kostet Zeit und ist zudem fehleranfällig. In der papierlosen Rechnungsabwicklung liegt ein grosses Sparpotenzial, das neben den Grossunternehmen auch immer mehr kleine und mittlere Unternehmen nutzen. Auch sie können mit der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) ihre Prozesse optimieren und ihren Kunden einen Zusatznutzen bieten. Ausserdem können sie durch die Reduktion des Papierverbrauchs einen Beitrag zum Umweltschutz leisten und so ihr Image stärken.
Integration der E-Rechnung
Um Rechnungen elektronisch an die Kunden verschicken zu können, schliesst sich der Rechnungssteller mit seiner Fakturierungssoftware an ein Netzwerk für Mehrwertsteuer-konforme elektronische Rechnungen an. Viele Anbieter von Fakturierungssystemen bieten standardisierte Schnittstellen an, sodass die Rechnungssteller sehr einfach elektronische Rechnungen an ihre Kunden versenden können. Verfügt die Fakturierungssoftware noch über keine Standardschnittstelle, stehen Fakturierungssoftware-unabhängige Lösungen zur Verfügung. Die elektronischen Rechnungsdaten werden übermittelt und an den entsprechenden Kunden weitergeleitet. Rechnungen an Kunden, die keine E-Rechnung erhalten, werden ausgedruckt.Wenn es sich beim Empfänger um einen Privatkunden handelt, werden die Rechnungsdaten auf sicherem Weg direkt in das E-Banking-System des Kunden übermittelt. Dieser kann die Rechnung per Klick zur Zahlung freigeben und bei Bedarf die Rechnung als PDF herunterladen und speichern. Falls der Empfänger ein Geschäftskunde ist, werden die Rechnungsdaten direkt ins ERP-System des Empfängers übermittelt, wo sie elektronisch weiterverarbeitet werden können. Der teure Medienbruch zwischen Rechnungssteller und Kunde entfällt dank der elektronischen Rechnung.In den vergangenen Jahren hat bei den Schweizern ein starker Wandel im Bereich des Zahlungsverkehrs stattgefunden. Heute nutzt bereits die Hälfte aller Einwohner das E-Banking, um ihre Bankgeschäfte von zu Hause aus zu erledigen. Dass Zahlungen via E-Banking elektronisch ausgeführt werden können, ist somit nicht neu. Neu ist hingegen, dass dank der E-Rechnung keine Zahlungsinformationen mehr vom Einzahlungsschein in die elektronische Maske im E-Banking manuell abgetippt werden müssen. E-Banking und E-Rechnung ergänzen sich somit gegenseitig.Der Kunde hat von überall einfachen Zugriff auf die E-Rechnungen und kann diese einfach sichten und bezahlen. Die Kontrolle über die Bezahlung liegt nach wie vor beim Kunden: Er bestimmt, ob und wann die Zahlung ausgelöst wird. Zudem ist die E-Rechnung sicherer als eine Papier- oder E-Mail-Rechnung (siehe Kasten).Die Anzahl der Banken, die ihren Kunden die E-Rechnung anbieten, wächst. So haben kürzlich die Kantonalbanken von Freiburg, St.Gallen und Thurgau sowie die Alternative Bank Schweiz entschieden, die E-Rechnung einzuführen.