E-Invoicing beinhaltet die rein elektronische Rechnungsabwicklung zwischen zwei Handelspartnern. Jeder einzelne Schritt von der Rechnungsstellung über die Rechnungsübermittlung und den Rechnungsempfang bis hin zur Archivierung erfolgt ohne Medienbrüche und vollständig papierlos. Bisher war für den Abzug der Vorsteuer neben der elektronischen Rechnung immer auch ein Papierbeleg notwendig, welcher der Steuerverwaltung gegenüber als so genannter Urbeleg Rechenschaft über den Vorsteuerabzug gab. Dank E-Invoicing braucht es diesen physischen Papierbeleg heute nicht mehr. Damit die elektronische Rechnung auch als Urbeleg anerkannt wird, ist eine gesetzeskonforme digitale Signatur notwendig.
Handelsplatz als Provider
Die Signatur einer Rechnung kann durch einen Provider wie zum Beispiel Swisscom IT Services erstellt werden. Das Beiziehen eines Providers für das Erstellen der Rechnungs-Signaturen ist für den einzelnen Rechnungssteller interessant, da er sich nicht als Zertifikatsinhaber registrieren lassen muss. Dieses Vorgehen ermöglicht ihm, mit minimalem Aufwand an E-Invoicing teilzunehmen. Er kann dadurch die nicht unwesentlichen Kosten einsparen, die er für den Aufbau der Infrastruktur und für das entsprechende Know-how zur rechtsgültigen Signatur-Erstellung aufwenden muss. Ein weiterer Vorteil ist, dass der zentrale Provider zusätzlich zur Signatur-Erstellung die aufwendige Formatkonvertierung der elektronischen Rechnungen für beide Handelspartner übernehmen kann. Kostenintensive Punkt-zu-Punkt-Lösungen entfallen damit.
Beim Rechnungsempfänger installiert müssen eine Komponente zur Signaturprüfung und zudem der Rechnungsworkflow erstellt oder erweitert werden. Werden die elektronischen Rechnungen direkt im Inhouse-Archiv abgelegt und mit den Belegen in der Buchhaltung verknüpft, ist die Lösung optimal umgesetzt.
Markante Kosteneinsparungen
Durch E-Invoicing können die Gesamtprozesskosten um bis zu 50% reduziert werden. Beim Rechnungssteller entfallen der Druck, die Verpackung und der Versand der Rechnung. Beim Rechnungsempfänger können durch den elektronischen Rechnungsprozess die Arbeitsschritte von der Entgegennahme, der Genehmigung, der Verbuchung bis hin zur Archivierung des Belegs stark vereinfacht werden. Die elektronischen Rechnungsdaten für den Genehmigungsprozess auf der Empfängerseite werden ohne Rechnungserfassung direkt verwendet.
Durch den Integritätsschutz der digitalen Signatur vereinfacht sich die elektronische Archivierung von Rechnungsbelegen, wie sie die Geschäftsbücherverordnung (GebüV) vorschreibt. Im Gegensatz zur Papierarchivierung sind die archivierten Daten sofort verfügbar und können mit wenig Aufwand nach unterschiedlichen Kriterien abgerufen werden.
Wer profitiert von der elektronischen Rechnung? E-Invoicing eignet sich grundsätzlich für jedes Unternehmen, das heisst für Einkäufer, Lieferanten und Dienstleister gleichermassen. Rechnungssteller profitieren von Vorteilen, die sie mit einem Provider erreichen, wenn sie die elektronische Rechnungsstellung über einen Handelsplatz abwickeln. Rechnungssteller wie -empfänger nutzen ein weiteres Einsparpotenzial, wenn sie zur elektronischen Rechnung auch Bestellungen und Bestellbestätigungen über den gleichen Provider versenden. Bei der Wahl eines Providers sollte dieser Aspekt in die Überlegungen miteinbezogen werden. E-Invoicing lohnt sich aus folgenden Überlegungen:
- Rechnungssteller und -empfänger erzielen mit E-Invoicing markante Kosteneinsparungen.
- Investitionen amortisieren sich in kurzer Zeit.
- Die rechtlichen Grundlagen dazu sind in der Schweiz geschaffen.
Roger Gatti, Product Manager E-Invoicing, Swisscom IT Services AG, Zürich Er ist verantwortlich für Produkte rund um die elektronische Rechnungsstellung.
Das Fachwort: E-Invoicing
Unter E-Invoicing versteht man den rein elektronischen, MwSt-konformen Rechnungsprozess. E-Invoicing richtet sich an Rechnungssteller und Rechnungsempfänger mit kleinem bis hohem Transaktionsvolumen, welche die Vorteile eines papierlosen Rechnungsprozesses nutzen wollen. E-Invoicing kann mit dem elektronischen Bestellprozess über den Handelsplatz von Swisscom IT Services kombiniert werden. Damit richtet sich E-Invoicing an Unternehmen, die einen ausschliesslich elektronischen Beschaffungsprozess realisieren möchten die Kette von der Bestellung bis zur Rechnung wird geschlossen.