Mit Vendor Managed Inventory (VMI) ist es so eine Sache. VMI bedeutet, dass ein Lieferant Zugriff auf die Lagerbestands- und Nachfragedaten seines Kunden hat. Er übernimmt damit die Verantwortung für die Bestände seiner Produkte beim Kunden. Das hilft, die Abläufe in der Lieferkette zu optimieren. So weit die Theorie. Die praktische Umsetzung dagegen ist mit einem beachtlichen Aufwand beidseits verbunden, sodass es sich nicht für alle Zulieferer eignet.
Ein Fallbeispiel: Einer von Coops Zulieferern ist der Markenartikelhersteller Kraft Foods (Toblerone, Mastro Lorenzo, Médaille d?Or, Café Hag, Philadelphia, Milka), der in der Schweiz mit 1000 Beschäftigten an drei Standorten präsent ist. Beliefert werden rund 2200 Kunden, wobei Coop der grösste Retailkunde ist.
Warenpräsenz sicherstellen
Coop hat die Warenlager für einen grossen Teil der Kurant-Food-Produkte - also das Standardsortiment - weitgehend im Lager Wangen zentralisiert. Dort werden die Bestellungen aller über 1000 Coop-Food-Verkaufsstellen filialkommissioniert und direkt ausgeliefert. Die Verkaufsstellen werden drei bis sechs Mal pro Woche beliefert. Zwischen Bestellauslösung und Wareneingang in der Verkaufs- stelle vergehen maximal 21 Stunden.
Die Beweggründe bei Kraft Foods, Vendor Managed Inventory gemeinsam mit Coop einzuführen, basierte im Wesentlichen auf drei Treibern: Optimierung der logistischen Abläufe, Verbesserung der Planungsgenauigkeit sowie Gewinnung einer grösseren Datentransparenz. Damit soll in der Folge die Warenpräsenz am Point of Sales durchgehend sichergestellt werden - für einen Markenartikelhersteller ein wesentlicher Aspekt. «Mit VMI kann genau dieser Punkt besser gesteuert werden als mit der blossen Reaktion auf eingehende Kundenbestellungen», sagt Sandra Gühmann-Schönholzer, Manager Customer Supply Chain Schweiz bei Kraft Foods.
Diese Kontrollmöglichkeit soll sich auch auf die gesamte Supply Chain auswirken und eine durchgängige Transparenz vom produzierenden Werk bis zum Endkonsumenten schaffen. Gühmann-Schönholzer: «Positive Effekte durch die Einführung von VMI erwarteten wir insbesondere im logistischen Bereich, denn die Lager- und Lieferprozesse können nun vorausblickend geplant werden. Ebenfalls können festgelegte Kundenvorgaben, wie zum Beispiel der zu gewährleistende Lieferbereitschaftsgrad an die Filialen, mit VMI eindeutig verbessert werden. Und letztendlich erhoffen wir uns durch diesen aktiven, engen Informationsaustausch auch die Vertiefung der Kundenbeziehung - ein wesentlicher Nebeneffekt.»
Controlling aufgebaut
«Die Lieferbereitschaft ab Lager Wangen muss gegenüber den Verkaufsstellen mindestens 98,5% betragen. Und der Lagerbestand im Lager Wangen muss sich in der Startphase mindestens 30 und mittlerweilen 40 Mal pro Jahr umschlagen», skizziert Robert Trachsler, Leiter Disposition Food bei Coop, die Vorgaben zu VMI. Zudem haben die Anlieferungen, mit «vollen» Lastwagen zu erfolgen und es gilt, eine tägliche Anlieferung mit vordefinierten Zeitfenstern umzusetzen.
Happige Zielvorgaben, die nicht so leicht zu erreichen sind. Ein funktionierender Datenaustausch über EDI ist eine Grundvoraussetzung. Dazu wurde im Vorfeld der elektronische Datenverkehr aufgebaut und getestet. «Die Stammdaten müssen gegenseitig abgestimmt werden, damit es funktioniert», sagt Trachsler. Kraft Foods Schweiz GmbH wurden History-Daten der Lager- und Ausstossdaten vom betroffenen Sortiment zur Verfügung gestellt.
Ein wichtiger Punkt ist, die Spielregeln und Verantwortlichkeiten vorab festzulegen. So wurden Regelwerke definiert, was zu tun ist bei Sortimentsveränderungen. Dazu gehört auch die Erstellung eines periodischen Controlling mit entsprechendem Informationsaustausch.
«Kurz vor der produktiven Umstellung wurde der Lagerbestand im Lager Wangen leicht erhöht, damit im Problemfall die Warenverfügbarkeit trotzdem sichergestellt war», so Trachsler. «Der elektronische Datenverkehr muss laufend überwacht werden, um bei einem Fehler sofort reagieren zu können.» Zudem wurde seitens Coop ein Controlling aufgebaut, welches über die vereinbarten Ziele und den Erreichungsgrad Auskunft gibt. Gemessen werden die Warenverfügbarkeit (Lieferbereitschaft), Lagerbestand und -umschlag. Die Bestandeserhöhung vor der Startphase wurde zwischenzeitlich wieder abgebaut.
Ziele erreicht
Konnten die Ziele erreicht werden? Coop-Dispositionsleiter Trachsler: «Ja, die gesetzten Ziele wurden bereits kurz nach der erfolgreichen Umstellung erreicht. Zum aktuellen Zeitpunkt läuft VMI mit Kraft Foods unter Einhaltung der Vorgaben, dass die Warenverfügbarkeit gegenüber unseren Verkaufsstellen sichergestellt ist sowie die Lagerbestände im Lager Wangen auf einem tiefen Niveau gehalten werden können.»
Eine bisher positive Bilanz zieht man auch bei Kraft Foods: «Abgesehen von den messbaren Ergebnisverbesserungen zählt die enorm vertiefte Partnerschaft mit Coop sicherlich zu den wichtigsten Erfolgen. Hinzu kommen deutliche Verbesserungen im logistischen Bereich», bilanziert Sandra Gühmann-Schönholzer. Dank der aktiven Bewirtschaftung der Abgangsdaten im Kundenlager und aufgrund des erweiterten Wissens von Kraft Foods über die aktuelle und zukünftige Warenverfügbarkeit können stets optimale Belieferungen gewährleistet werden.
«Die Erfahrungen zeigen, dass für den sinnvollen Einsatz von VMI bestimmte Grundvoraussetzungen vorhanden sein müssen», ergänzt Robert Trachsler: «Dazu zählt primär ein funktionierendes EDI-System. Da ein solches System mit grösseren Investitionen verbunden ist, ist es auch eher für grössere Lieferanten geeignet.» Damit ist auch deren Anzahl auf eher wenige Lieferanten beschränkt. Und wohl auch eher auf grössere, wozu Kraft Foods zweifellos gehört. Heute liefert Kraft Foods in VMI fünf Kategorien mit 140 Standardprodukten an Coop. Entsprechend zufrieden gibt sich Sandra Gühmann-Schönholzer, Manager Customer Supply Chain von Kraft Foods: «Alles in allem sind wir aufgrund der gemachten Erfahrungen geneigt zu sagen, dass VMI anstelle von ?Vendor Managed Inventory? eigentlich ?Vertrauensvolle Partnerschaft Managen durch optimalen Informationsaustausch? heissen müsste.»
NACHGEFRAGT Valentin K. Wepfer, Leiter der Bereiche Demand & Supply, GS1 Schweiz, Bern
«Die Umstellung auf VMI ist leichter geworden»
Wie verbreitet ist VMI heute in der Schweiz?
Valentin K. Wepfer: VMI hat sich vor allem bei den grossen Detailhändlern, aber auch in der Industrie und in Teilen des Gesundheitswesens etabliert. Seitdem sich der elektronische Datenaustausch durchgesetzt hat, ist die Umstellung auf VMI leichter geworden.
Wo sind die Grenzen?
Wepfer: Wenn die relevanten Kennzahlen ohne VMI bereits so gut sind, dass kaum noch Optimierungspotenzial besteht, macht VMI keinen Sinn mehr. Weil die nötige Technologie immer günstiger und ausgefeilter wird, kann sich VMI aber durchaus für mittelgrosse, im Einzelfall sogar für kleine Unternehmen lohnen.
In welchen Branchen liegt noch Potenzial?
Wepfer: Ich vermute, dass noch in allen Branchen etwas vorhanden ist. Im Baugewerbe respektive Materialhandel, im Nonfood überhaupt und in verschiedenen Industrien sowie im Gesundheitswesen schlummern noch grössere Potenziale.