Für ein Logistikunternehmen gehört es eigentlich zum Handwerk, für effiziente Abläufe zu sorgen. Umso erstaunlicher ist es, dass das Papier in vielen Speditionen und Transportunternehmen immer noch eine Hauptrolle spielt und der Aktenordner oft die einzige Informationsquelle ist, wenn es um den Kunden und seine Aufträge geht. Die Schöni Transport AG in Wynau hat jetzt mit diesem Missstand aufgeräumt. In nur zwei Monaten gelang es mit Unterstützung der Five Informatik AG, das Papier weitestgehend aus den Aktenschränken zu verbannen und mit InfoStore von Comprendium ein elektronisches Archivsystem einzuführen, das inzwischen auch im täglichen Umgang mit dem Kunden kaum noch wegzudenken ist.

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Ganz verzichten kann man auch bei der Schöni Transport AG, einem führenden Schweizer Transporteur im Verkehr mit Italien, noch nicht auf das Papier. Schliesslich spielen Papierdokumente bei Transportaufträgen nach wie vor eine zentrale Rolle: Frachtbrief, Zollpapiere, Lieferschein, pro Sendung kommen auf diese Weise zwischen 5 und 10 Dokumente zusammen, die der Fahrer mitzuführen hat. Rechnet man nun, dass ein Auftrag in der Regel aus 5 bis 6 Sendungen besteht und ein Unternehmen wie Schöni jährlich zwischen 40 und 50 000 Aufträge ausliefert, kommt man auf die stolze Summe von bis zu 1 Million Dokumenten jährlich. Eine Menge, die schon aus Platzgründen Probleme bereitet, denn sie füllt leicht zehn Meter Schrank pro Jahr. Das allein wäre schon Grund genug gewesen, ein elektronisches Archiv einzuführen. Noch wichtiger waren aber die Möglichkeiten, zahlreiche Geschäftsprozesse in der Verwaltung, im Vertrieb oder in der Kundenbetreuung sehr viel rationeller zu gestalten.

Ziel des Projektes war es, die Prozesse im operativen Bereich wo immer möglich sinnvoll zu automatisieren. «Es ging aber nicht darum, eine Softwarelösung einzuführen und die internen Abläufe völlig umzukrempeln. In erster Linie sollten die Mitarbeiter einfach entlastet werden, indem man ihnen unnötige Arbeiten erspart, sodass sie wieder mehr Zeit haben, ihre eigentlichen Aufgaben zu erledigen», fasst Edwin Rothenbühler, Leiter Finanzen & Controlling in der Schöni Holding die Aufgabenstellung zusammen. Demzufolge wurde der klassische Dokumentenfluss bei der Schöni Transport AG fast unverändert als Basis für die Einführung des Archivsystems InfoStore genommen. Danach werden die Dokumente von Disponenten erstellt, an den Fahrer übergeben und nach Erledigung und Fakturierung des Transportauftrags abgelegt. Obwohl dieser Prozess auch nach Einführung des elektronischen Archivs fast unverändert weiterläuft, gelang es, die Mitarbeiter an vielen Punkten zu entlasten.

Das Wegfallen zahlreicher manueller Arbeiten und die schnellere Bearbeitung ist aber nicht der einzige positive Effekt. Allein die Tatsache, dass die Kunden- und Auftragsdokumente nicht mehr mühsam in Aktenordern gesucht werden müssen, sondern direkt am Bildschirm zur Verfügung stehen, hat zu einem ganz anderen Arbeitsablauf in der täglichen Kommunikation mit dem Kunden geführt. Ruft heute beispielsweise ein Kunde an und hat eine Anfrage in Bezug auf eine Lieferung, ist der Sachbearbeiter sofort auskunftsbereit, denn zu jedem Auftrag gibt es nun das entsprechende elektronische Dossier. Früher hätte er den Fall als Pendenz aufnehmen müssen, dann den Vorgang in den Akten suchen und schliesslich zurückrufen müssen, um die Anfrage bearbeiten zu können. Nicht nur diese Erleichterungen haben dazu geführt, dass das neue System sehr schnell akzeptiert wurde.

so einfach wie möglich

«Unsere Mitarbeiter haben alle einen klassischen Transport- und Speditionshintergrund und sind keine IT-Fachleute. Deswegen war es wichtig, die Einführung des neuen Systems so einfach wie möglich zu gestalten», so Edwin Rothenbühler. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter schnell das findet, was er für seine Arbeit benötigt und nicht durch zusätzliche Möglichkeiten und Funktionalitäten überfordert wird. Dementsprechend einfach wurden deswegen die Suchmasken von InfoStore gestaltet und auf die Anforderungen an den einzelnen Arbeitsplätzen hin optimiert.

Traditionell verfolgt die Schöni-Gruppe die Strategie, durch den intelligenten Einsatz von IT-Werkzeugen die Effizienz insgesamt zu steigern. Deswegen ist geplant, das elektronische Archiv auch in den weiteren Unternehmen der Schöni-Gruppe einzuführen, bei der Schöni swissfresh AG sowie bei der Masshard swisskraut AG.

Aber auch bei Schöni Transport selbst gibt es weitere Entwicklungsmöglichkeiten. Schon heute können Kunden etwa ihre Aufträge selbst elektronisch erfassen. Grosskunden haben dazu einen direkten Zugriff auf die Auftragserfassung, andere Kunden können dies via Internet erledigen. Künftig können auf demselben Wege dem Kunden auch die wichtigen Transportdokumente elektronisch zur Verfügung gestellt werden, entsprechend geschützt durch Mechanismen wie eine Berechtigungssteuerung und Passwort. Damit kann sich der Kunde die benötigten Informationen jederzeit selbst abholen, Tag und Nacht, auch am Wochenende. Für die Kundenbetreuung bedeutet dies eine weitere Entlastung.

Uwe Pagel, Fachjournalist, Ulm/D.

Italien-Spezialist: Das ist die Schöni Transport AG

Das Familienunternehmen, das in der zweiten Generation von Daniel Schöni geführt wird, hat sich seit der Gründung 1969 zum führenden Transportunternehmen im Verkehr zwischen Italien und der Schweiz entwickelt. Transportiert wird alles von der Kleinstware bis zum tonnenschweren Laststück, von der zerbrechlichen Ware bis zum verderblichen Expressgut.

Gleichzeitig investiert die Schöni Transport AG laufend in einen modernen Fuhrpark, in die Informatik und in die Logistik zum Nutzen ihrer Partner und Kunden. Das spart Zeit, schont die Umwelt und ermöglicht wirtschaftliche Lösungen für den Kunden.(up)