Mit Geschäftsreisen ist es wie mit Regen und Sonne: Es gibt immer zu viel oder zu wenig, aber nie gerade genug. Wenn die Wirtschaft brummt, findet man keine Hotelbetten oder Flugsitze, die Preise schiessen in den Himmel. Im umgekehrten Fall steht sich das Personal auf den Füssen, die Preise sind im Keller. Mit diesen Zyklen müssen sowohl die Kunden als auch die Anbieter leben.

Für viele Firmen stellt sich die Frage, wie man die Kosten nachhaltig senken kann, ohne dass bei einer wirtschaftlichen Erholung die Ausgaben wieder überproportional steigen. Das ist leichter gesagt als getan.

In der Theorie bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, die Reisekosten zu reduzieren. Airlines, Car Rentals, Hotels oder Tour Operators etwa offerieren Jahresverträge mit Nettoraten, die zum Teil erhebliche Einsparungen bieten können. Allerdings hängt dies vom Reisevolumen ab und steht deshalb vor allem Konzernen offen. KMU müssen andere Wege finden.

Die Erfahrung aus Kostensenkungsprojekten bei grösseren Firmen zeigt, dass die Ausgaben dann nachhaltig gesenkt werden können, wenn eine Verhaltensänderung angestrebt wird. So verteilt sich der Einsparungserfolg im Schnitt auf folgende Massnahmen: 32% Überarbeitung der Reisericht-linien; 24% Umsetzung dieser Reiserichtlinien; 13% Volumenbündelung; 13% Einführung von Nettoraten; 18% Übrige.

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Erstaunlich: Auch wenn die Verhandlungsmasse bei Konzernen genutzt und Nettoraten eingeführt sind, macht dies nur rund einen Viertel an den gesamten Einsparungen aus. Der grosse Hebel hingegen liegt bei den Reiserichtlinien. Und das können auch KMU ohne Weiteres tun. Bei der Neudefinition der Reiserichtlinien sollte man sich auf folgende vier Schlüsselfragen konzentrieren:

Wie wollen wir reisen (beispielsweise günstig, umweltbewusst oder wertschöpfend)?

Lässt sich die Reise substituieren (etwa Videokonferenz)?

Wird das wirtschaftlichste Transportmittel gewählt (Faktoren wie Zeit, Geld und CO2)?

Wird der günstigste Preis pro Geschäftsreise erzielt oder werden Chancen nicht genutzt?

Komplexer ist die Frage, wie eine Firma - egal welcher Grösse - diese Reiserichtlinien umsetzt (Compliance). Hier gelten diese fünf goldenen Regeln:

Verhaltensänderung anstreben und «incentivieren».

Vorleben aus der Chefetage.

Nutzung von neuen (Online-) Kommunikationsmitteln.

Kontrolle sowie Steuerung durch Travel Management.

Erläuterung der Richtlinien über aktive Kommunikation.