Konstant auf Achse, ständig an Meetings, aber jederzeit erreichbar, am Strand, auf der Piste, im Auto und im Zug sowieso. 7 x 24 Stunden im Dienst des Arbeitgebers, der Sekretärin, der Kollegen, Freunde, Familie. Keine Frage zu banal, um den Griff zum Telefon zu unterdrücken. Mit der Mobilfunktechnologie ist plötzlich alles äusserst dringend geworden, duldet keinerlei Aufschub – es könnte ja sonst vergessen gehen!

Doch wer jederzeit für alles Zeit haben will, verpasst garantiert das Wichtigste. Wer also Wesentlicheres zu tun hat – zum Beispiel Geld zu verdienen – nimmt sich Zeit. Und ein Beispiel an Warren Buffett (siehe unten).
Denn wer Entscheide fällen will, braucht Zeit, um das Für und Wider gründlich zu überdenken. Wer Qualität abliefern muss, braucht Zeit, und schon Ziele setzen braucht Zeit, vom Umsetzen ganz zu schweigen. Doch maximal 1% aller Menschen kommt mit der vorgegebenen Zeit von 24 Stunden pro Tag zurecht, wie der Konzentrationstrainer und Diplompsychologe Günther Beyer weiss.

Keine Zeit, um Zeit zu sparen

Was also tun, um wieder Herr seiner Zeit zu werden? Es gibt dazu Bücher. Aber es ist so, dass diejenigen, die eh zu nichts kommen, denen die Zeit an allen Ecken und Enden fehlt, sich nie die Zeit nehmen, ein Buch über Zeitmanagement zu lesen – oft eine vernünftige Methode, zumindest ein wenig Zeit zu sparen.
Und denjenigen, die sich im Laufe ihres Lebens auch schon ein paar Gedanken über sich und ihre Wesensart gemacht haben, die sich beobachten und zeitweise sogar ein wenig an sich arbeiten, denen bringen Bücher dieser Art meist nicht viel – solche Menschen haben nämlich relativ selten ein Zeitproblem, weil sie es beizeiten gelöst haben.
Wie aber löst man sein Zeitproblem? Der Begriff Zeitmanagement ist dabei grundsätzlich falsch: Zeit lässt sich nicht managen – sie vergeht. Nur sich selbst kann man managen. Also ist der Ansatzpunkt für einen besseren Umgang mit der Zeit das Selbstmanagement.
Um sich selbst zu optimieren und seine Zeit optimal einzusetzen, gibt es eine Vielzahl von Systemen und Methoden. Um für Sie Zeit zu sparen, haben wir uns umgeschaut. Die Essenz finden Sie auf dieser Seite.
Wer Erfolg hat, verfügt meistens über eine hocheffektive Arbeitsmethode. Warren Buffett, der Inves-titionsguru und CEO seines Geldvermehrungsinstituts Berkshire Hathaway, zählt nicht nur zu den erfolgreichsten Investoren der letzten 40 Jahre weltweit.Er ist auch ein Meister des Zeitmanagements. Denn er verschwendet nicht gern Zeit. Er verschenkt sie offensichtlich auch nicht gern. Er nutzt sie lieber. Um zu planen, zu analysieren, zu investieren. Sein Effizienz-System, um mehr Qualitätszeit zu besitzen, sieht folgendermassen aus:

Anzeige

Leeres Büro
Jeder Gegenstand und vor allem jedes Gerät lenkt vom Nachdenken ab. Deshalb verzichtet Buffett auf Computer, Aktenablagen oder Bildschirme mit Börsenkursen und Analystenmaterial.

Schlichte Agenda
Die grössten Posten im Zeitbudget von Buffett: Lektüre und Nachdenken.

Kurze Besprechungen
Wenn Buffett ein Unternehmen zum Preis von 800 Mio Dollar kauft, braucht das nur ein Fax, ein Telefonat, ein 20-Minuten-Gespräch mit dem Verkäufer – und Denkzeit.

Rigoroses Delegieren
Dem Chef der neu gekauften Firma gibt Buffett gleich mit auf den Weg: «Rechnen Sie nicht damit, dass wir öfter als einmal im Jahr miteinander sprechen.» Buffett setzt grosses Vertrauen in seine Führungspersonen – und signalisiert ihnen, dass sie die Verantwortung tragen.

Telefongespräche statt Sitzungen
Jahresgespräche mit den Geschäftsführern der ihm gehörenden Unternehmen dauern fünf bis zehn Minuten. Aufwendige Zusammenkünfte vermeidet Buffett, wo immer es geht.

Schlanke Spitze
Buffetts Unternehmenszentrale hat keine Stäbe: Personalabteilung, Investor-Relations, Rechtsabteilung, PR-Abteilung, all das gibt es nicht. 43 Beteiligungsunternehmen werden von 17 Mitarbeitern verwaltet.

------

Tipps & Tricks

Am Arbeitsplatz

• Wenn Sie etwas angefangen haben – machen Sie es so fertig wie möglich, bevor Sie das Nächste beginnen.

• Und vor allem: Wenn Sie es schon tun müssen, tun Sie es sofort!

• Mails auf einen Schub durchsehen und bearbeiten – sich nicht konstant aufschrecken lassen von den Neueingängen.

• Auch andere Abläufe lassen sich bündeln – Telefonate genauso wie Kundengespräche; so verzetteln Sie sich weniger.

• Für Mitarbeitende bestimmte Audienzzeiten verabreden – eine ständig offene Tür hält von der Konzentration ab.

• Delegieren Sie – wer etwas aus der Hand gibt, gibt nicht Macht ab, sondern gewinnt Freiheit.

• Dämmen Sie die Zahl der Besprechungen ein. Und verringern Sie deren Dauer. Stehend durchgeführte Besprechungen sind schneller vorüber.

• Strukturieren und organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz, Ihren Computer und Ihren Kopf. Das braucht nur in der ersten Phase Zeit – langfristig sparen Sie
enorm.

• Den ganzen Tag geschuftet und doch nichts erreicht? Dann verwechseln Sie Effizienz (die Dinge richtig tun) und Effektivität (die richtigen Dinge tun).

• Umgeben Sie sich mit fähigen Leuten, denen Sie nicht alles dreimal erklären müssen, sondern die mitdenken.

------

Grundsätzlich

------
• Sagen Sie vermehrt Nein. Aber passen Sie auf, dass Sie nachher nicht ewig begründen müssen, wieso nicht.

• Die Dinge so gut wie nötig erledigen, nicht so gut wie möglich. Oder nach Murphy: Man hat nie Zeit, es richtig zu machen. Aber man hat immer Zeit, es nochmal zu machen. Oder nach Pareto: In 20% der Zeit erledigt man 80% der
Dinge.

• Wie isst man einen Elefanten? Biss für Biss. Also: Grosse Probleme aufsplitten.

• Die vier Fragen zur Entlastung – «Warum gerade ich?», «Warum gerade jetzt?», «Warum so?» und «Warum überhaupt?» – verhindern, dass Sie Aufgaben automatisch ausführen.

• Planen Sie den Tag: Am Morgen eine halbe Stunde joggen bringt mehr als Stoffwechsel: Einen klaren Kopf für klare Strukturen.

• Schreiben Sie alles, was heute zu tun ist, auf ein Blatt und streichen Sie, was erledigt ist, sofort durch. Das befreit.

• Setzen Sie dabei unbedingt Prioritäten. Das bedeutet, dass Sie auch Ziele haben, beziehungsweise wissen, was Sie wollen oder müssen.

------

Eisenhower-Prinzip

Die Fähigkeit, Wesentliches vom Unwesentlichen zu unterscheiden, wirkt sich unmittelbar auf die Qualität des eigenen Lebens und der eigenen Arbeit aus. Das nach dem amerikanischen Präsidenten genannte Eisenhower-Prinzip ergibt folgende vier Möglichkeiten:

1. Aufgaben, die dringend und wichtig sind – sofort selbst erledigen.

2. Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind – können aufgeschoben werden.

3. Aufgaben, die dringend, aber unwichtig sind – am besten delegieren. Wenn Sie an niemanden delegieren können, selbst machen – aber erst dann, wenn die dringenden und wichtigen Aufgaben erledigt sind.

4. Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind – in die Rundablage (= Papierkorb).

------

Alpen-Methode

Diese Methode (nach Lothar Seiwert und Allan Lakein) benötigt nur wenige Minuten pro Tag zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans. Die fünf Elemente, um die Berge von Aufgaben gradlinig zu überwinden, sind:

A: Aufgaben aufschreiben. Aufgaben, Aktivitäten und Termine in einen Tagesplan eintragen.

L: Länge einschätzen. Man schätzt die voraussichtlich benötigte Zeit für jede Aufgabe ein.

P: Pufferzeit. Man sollte maximal 60% der täglichen Arbeitszeit verplanen. Der Rest bleibt für Unvorhergesehenes reserviert.

E: Entscheidungen. Durch Prioritätensetzen, Kürzen und Delegieren wird der Umfang der Arbeiten beschränkt.

N: Nachkontrolle. Am Ende des Tages erstellt man eine Statistik über geplante und tatsächlich erledigte Arbeiten. Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen.