Immer wieder kommt es vor, dass Buzzwords aus der Management­lehre lange belächelt werden. Genauso war es beim Begriff ­Agilität. Für viele war er zu schwammig, andere fanden das Konzept des Arbeitens in einer Vertrauenskultur, die sich an flexiblen Zielen orientiert und geprägt ist von flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen, fast schon einen Hippie-Spleen.

Die Corona-Krise hat auch hier zu einem starken Wandel geführt. Denn wenn Teams über Monate im Home­office arbeiten, bleibt ihnen fast keine andere Arbeitsmethode übrig als die des agilen Arbeitens. Top-down-Ansagen, Silodenken und starre Strukturen sind in der Remote-Work-Führungskultur sehr schwierig umsetzbar.

Erfolge aus dem Homeoffice

Nach etwa einem halben Jahr im Homeoffice lassen sich auch schon erste Aussagen darüber treffen, wie erfolgreich agile Teams zu Hause gearbeitet haben. Hannes Brändli, Partner, und Philipp Baecker, Expert Partner bei der Beratungsfirma Bain & Company, haben dazu nun einige Ergebnisse von Projekten, die sie beobachtet haben, veröffentlicht:

Anzeige

«In einigen Fällen schnitten agile Teams sogar besser ab als zuvor. So hat sich nach Erfahrungen von Bain bei einem Konsumgüterhersteller die Produktivität eines agilen Teams vervierfacht. Ein international tätiger Lebensmittelproduzent wiederum berichtete, dass ein Projekt in der Hälfte der anvisierten Zeit zur Marktreife gelangt sei. Und ein Ölkonzern konnte Einsparungen dreimal schneller rea­lisieren als bis dahin üblich», so Brändli und Baecker.

Diese Erfolge würden auf den ersten Blick verwundern, sagen die Berater. Denn Experten verschiedener Abteilungen physisch an einem Ort zusammen­zubringen, sei eine wesentliche Zutat des agilen Erfolgsrezepts. Nach Er­hebungen der Marktforschungsfirma Stan­dish Group trage das Überwinden des Silodenkens massgeblich dazu bei, dass ein agiles Team zweimal so effektiv arbeitet wie ein herkömmliches.

Grundregeln für Effizienz

Doch die Bündelung unterschied­licher Kompetenzen funktioniere, gemäss Analysepapier von Brändli und Baecker, zumindest temporär auch ohne gemeinsamen physischen Arbeitsort.

Das liege vor allem daran, dass bei agilen Arbeitsweisen von Anfang an Rollen und Aufgaben klar zugewiesen und Mei­lensteine festgelegt werden. Dagegen haben klassische Teams im Remote-­Betrieb stärker als sonst mit unklaren Entscheidungswegen, fehlender Priorisierung und Multitasking zu kämpfen.

Anzeige

Einige Erfolgsfaktoren, die auch ­andere Firmen umsetzen können, liessen sich ebenfalls definieren. Erstens: ­effektive Teamkommunikation. Agilität lebt vom Austausch unter Ex­perten und Expertinnen mit unterschied­lichem fach­lichen Hintergrund.

So klappt Homeoffice für alle

Regeln: Alles wird aufgeschrieben. Unausgesprochene Gepflogenheiten («Das macht man bei uns so») darf es nicht geben. Alle Abläufe müssen in einem zentralen Handbuch hinterlegt werden. So wird niemand ausgeschlossen und neue Mitarbeitende können sich schneller einarbeiten.

Gespräche: Chat und E-Mails haben Vorrang. Mündliche Eins-zu-eins- Kommunikation gilt es zu vermeiden. Meetings gibt es nur, wenn sich ein Problem nicht durch eine andere Form lösen lässt.

Protokoll: Jedes Meeting bekommt eine klare Agenda. Die Teilnehmenden protokollieren die besprochenen Punkte in einem gemeinsamen Dokument. Brainstormings finden ebenfalls schriftlich statt; das zwingt dazu, Ideen besser zu artikulieren.

Probleme: Selbstbedienung geht vor. Wer Fragen hat, schaut zuerst im Handbuch nach. Findet sich dort keine Antwort, recherchiert man sie selbst und trägt sie im Handbuch ein. Mit der Zeit der Kolleginnen und Kollegen geht man sparsam um.

Anzeige

Was in gemeinsamen Büros, Kaffeeküchen und in der Kantine wie selbstverständlich funktioniert, müssen an verschie­denen Orten arbeitende Teammitglieder sorgfältig planen.

Teambuilding durch Chaträume

Zweitens: die Bereitstellung einer kreativen Arbeitsumgebung und die Förderung von Teambuilding-Initiativen. Agile Arbeitsmethoden setzen bei allen Beteiligten Kreativität frei. Auf verschiedene Orte verteilt laufen sie jedoch Gefahr, sich zu sehr mit sich selbst zu beschäftigen. Auch dem lässt sich entgegenwirken, wie die Erfahrungen im Frühjahr 2020 gezeigt haben.

Und meist gelinge das mit simplen Aktionen wie virtuellen Kaffeepausen oder Tippspielen für das Fussballwochenende. Ein Chatraum erleichtert es Teammitgliedern, nicht nur konkrete Fragen zu stellen, sondern auch im Kontakt zu bleiben.

Anzeige

Wie wichtig eine kreativitätsfördernde Arbeitsumgebung in Corona-­Zeiten sein kann, erlebte in den vergangenen Monaten ein Dienstleister, den Bain analysiert hat.

Virtuelle Kochevents für Teambuilding

Er musste trotz Lockdown eine CRM-Software fertigstellen und motivierte das Team unter anderem mit virtuellen Kochevents. Die Teammitglieder waren durchwegs begeistert – und beendeten das Projekt fristgerecht.

Drittens: Es braucht virtuelle Prototypen in jedem Sprint, also auf dem Weg zur Entwicklung eines Entwurfs. Wenn agile Teams an einem Ort versammelt sind, läuft die Erstellung von Proto­typen bei jedem Sprint wie selbst­verständlich mit.

Podcast Tipp: Kommt nun das Ende des 9-to-5-Jobs?

Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt grundlegend verändert. Für Monica Dell'Anna, Schweiz-Chefin von Adecco, ist die Krise eine Chance. Mehr dazu im Podcast «Schöne neue Arbeitswelt».

 

Anzeige

Ganz anders ist die ­Situation, wenn niemand physisch im Büro ist. Durch Simulationsprogramme wird es aber zunehmend leichter, virtuelle Prototypen am Rechner zu erstellen. Selbst in gemeinsamen Büros nutzen agile Teams diese Programme aus Kosten- und Zeitgründen immer häufiger. Und bei digitalen Produkten sind sie ohnehin alternativlos.

So taten bei einem Konsumgüterhersteller die Corona-bedingten Einschränkungen den Bemühungen des agilen Teams aus Expertinnen und Experten verschie­dener Abteilungen keinen Abbruch: ­Innerhalb von nur zwei Wochen ent­wickelte es während des Lockdowns von unterschiedlichen Orten aus ein im Grundsatz funktions­fähiges Dashboard für die Priorisierung von Marketingausgaben in Echtzeit.

Work-Life-Balance fördern

Viertens: die enge Einbindung der Kundinnen und Kunden auch im Homeoffice. Technisch gesehen gibt es mittlerweile zahlreiche Möglichkeiten, Rückmeldungen von Kunden oder Nutzerinnen aus der Ferne zu erhalten.

Anzeige

Das Spektrum reicht von Produkttests, die live per Video verfolgt werden können, über virtuelle Interviews bis hin zu Remote-Work­shops. Über eigens geschaffene oder bestehende Websites ist es möglich, das Kundenverhalten zu simulieren und die Akzeptanz von Produkten bei Verbrauchern zu überprüfen.

Und nicht zu vergessen: Work-Life-­Balance aufrechterhalten. Angestellten fällt es oft schwer, im Homeoffice Arbeit und Freizeit klar abzugrenzen. Unternehmen sollten sie dabei unterstützen, so die Bain-Experten.

Hilfreich können zum Beispiel fest vorgegebene Mittagspausen sein. Sinn ergeben kann aber auch die Einführung anderer Time-outs, wenn nämlich festgestellt wird, dass einzelne Mitglieder agiler Teams zu lange am Stück arbeiten.

Weitere Podcasts auf HZ

Mehr Hörenswertes zu Startups, Hintergründe und Analysen finden Sie in unseren anderen Podcast-Reihen.

Zur Podcast-Übersicht
Anzeige