Mit dieser Nebenwirkung des Coronavirus hat kaum ein Unternehmen gerechnet: Der Erreger ist dabei, das weltweit grösste Experiment in Sachen Heimarbeit auszulösen. Um Ansteckungen zu verhindern, lassen immer mehr Unternehmen ihre Angestellten nämlich in den eigenen vier Wänden arbeiten. Die Business-Distrikte in Hongkong und Singapur sind bereits verwaist, ebenso in Mailand. Auch Schweizer Unternehmen bereiten sich auf virusbedingte Telearbeit vor: «Wir verfügen über Homeoffice-Optionen sowie über die richtigen Technologien und Anwendungen, um flexible Arbeitsmodelle zu erleichtern», heisst es zum Beispiel von Zurich Versicherungen.
Normalerweise planen Unternehmen den Einstieg ins sogenannte Remote Working von langer Hand, führen Schulungen durch, starten Pilotprojekte. All das fällt in der jetzigen Lage weg, mancherorts heisst es einfach «Ab morgen arbeiten alle zu Hause». Das könnte gerade für Neulinge zur Herausforderung werden, denn die vermeintlich lockere Heimarbeit hat ihre eigenen Regeln und Fallstricke.
«Am schlimmsten ist die Einstellung ‹Die werden das schon irgendwie machen›», sagt Christian Pirker, Unternehmensberater aus dem österreichischen Klagenfurt. Er unterstützt Firmen aus dem DACH-Raum beim Einstieg in virtuelle Teamarbeit und führt Seminare zum Thema durch. Pirker erlebt häufig, dass Unternehmen unterschätzen, wie schwierig sich die Kollaboration auf Distanz im Alltag darstellt. «Die Arbeit im Homeoffice wirkt nur locker und informell, doch gerade seitens der Führungskräfte braucht es wesentlich genauere Vorgaben als im Büro.» Führungsarbeit müsse bewusster und intensiver sein, so Pirker. «Schliesslich ist es so nicht mehr möglich, nach einem Meeting jemandem zwei, drei Sätze zuzurufen.»
Prioritäten festlegen
Am wichtigsten ist, dass Heimarbeitende klare Ziele bekommen. Ein virtuelles Team sollte nicht einfach loslaufen, sondern zunächst genau abstimmen, was es in einem gewissen Zeitraum erledigen will. Hier sieht Experte Pirker die Führungskräfte in der Pflicht. «Ist ein Mitarbeiter zum Beispiel für mehrere Bereiche tätig, sollte die Führungskraft klarmachen, welcher jetzt Priorität hat.» Prinzipiell braucht jedes virtuelle Team einen Satz von Regeln für die Zusammenarbeit.
Das klingt zunächst bürokratisch, ist aber unerlässlich, weil schon kleinste Unklarheiten zu Problemen und Ablehnung führen können. Beispiel Telefon- und Videokonferenzen: Gerade in multinationalen Unternehmen müssen sie so gelegt werden, dass auch Heimarbeitende aus anderen Zeitzonen problemlos teilnehmen können (der Slot von 12 bis 14 Uhr mitteleuropäischer Zeit hat sich bewährt). Ebenso klare Regeln sollten bei der Durchführung gelten. «Bis zu drei Teilnehmer können sich noch – mit vornehmer Zurückhaltung – selbst organisieren, bei mehr sollte es einen Moderator geben, der mitschreibt und die Meinungen aller Beteiligten abfragt», empfiehlt Clemens Graf von Hoyos, ein führender Experte für Umgangsformen im Geschäftsleben.
Erreichbarkeit Seien Sie zuverlässig. Stellen Sie sicher, dass Sie zu den vereinbarten Zeiten erreichbar sind und zeitnah auf Anfragen reagieren können. Widmen Sie den Arbeitstag nur dienstlichen Aufgaben.
Sprache Wählen Sie eine neutrale Sprache. Wird nur über Text kommuniziert, entstehen schnell Missverständnisse. Formulieren Sie E-Mails und Instant Messages so neutral wie möglich, meiden Sie zum Beispiel Sarkasmus. Lesen Sie Nachrichten immer zur Kontrolle durch.
Reaktionszeit Einigen Sie sich mit Kollegen auf gemeinsame Regeln, z.B. wann Meetings stattfinden, auf welchen Kommunikationswegen und wie schnell reagiert werden soll. Klare Erwartungen helfen Streit zu vermeiden. Regeln Sie auch, zu welchen Zeiten nicht mehr auf E-Mail und Telefonate reagiert werden muss!
Vorbild Halten Sie sich auch als Chef an die aufgestellten Regeln, wählen Sie sich zum Beispiel pünktlich in Konferenzen ein und sorgen Sie dafür, dass Teilnehmer gleichermassen zu Wort kommen.
Fingerspitzengefühl ist zudem bei der Wahl der richtigen Kommunikationsmittel gefragt. Von Hoyos stellt eine einfache Regel auf: Eine E-Mail sollte aus nicht mehr als drei Absätzen mit jeweils drei Sätzen und einer abschliessenden Handlungsaufforderung bestehen. Lässt sich der Sachverhalt nicht in dieser Kürze darstellen, sollte man zum Telefonhörer greifen. Reicht das wiederum nicht, ist eine Videokonferenz angezeigt – oder besser noch ein persönliches Treffen. Da das in der gegenwärtigen Lage nicht möglich ist, sei es unter Umständen besser, eine Entscheidung zu vertagen, meint von Hoyos.
Davon, Kurznachrichtendienste wie Whatsapp kurzerhand auch geschäftlich zu nutzen, rät der Experte stark ab, unter anderem aus Sicherheits- und Datenschutzgründen. «Für die gemeinsame Freizeitgestaltung geht das, aber kundenbezogene Daten oder Strategisches haben auf Whatsapp nichts zu suchen.» Ausnahme: Ist ein Kurznachrichtenprogramm (Messenger) Teil einer Business-Software wie Slack, kann es auch für Geschäftliches verwendet werden, solange der zu kommunizierende Sachverhalt nicht zu komplex ist.
Heimarbeitende hören von ihren Kollegen häufig Bemerkungen wie «Da kannst du ja im Schlafanzug arbeiten». Experten raten genau von diesem Dresscode ab. «Man muss sich nicht im Anzug vor den Rechner setzen, aber es sollte schon ordentliche Kleidung sein», meint Experte von Hoyos. Er nennt zwei Gründe: Zum einen haben psychologische Untersuchungen gezeigt, dass Menschen, die formaler gekleidet sind, sich selbst anders wahrnehmen und auch konzentrierter arbeiten. Zum anderen besteht immer die Möglichkeit, dass man zu einem Videocall hinzugezogen wird. «Dann macht es einen schlechten Eindruck, wenn man ein schmutziges Unterhemd trägt», lacht von Hoyos, der unter anderem Schweizer Medizintechnikfirmen und Banken berät.
Für flexible Arbeitsformen liefert das Gesetz nur ungenügende Leitlinien. Umso wichtiger ist es, entsprechende Punkte im Arbeitsvertrag festzuhalten.
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Die Geheimhaltungspflicht und der Datenschutz können gerade im Home-Office problematisch sein. Um sicherzustellen, dass Interna nicht in den Besitz von Dritten wie den Mitgliedern der Familie gelangen, sollten Massnahmen wie Passwortschutz und Vorgaben zur Datensicherung definiert werden.
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Der Arbeitgeber muss die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfassen – so will es das Gesetz. Diese Aufgabe darf an den Arbeitnehmer delegiert werden. Allerdings muss geregelt werden, wie die Zeiterfassung konkret erfolgen soll. Zudem darf man auch von Leuten, die zu Hause arbeiten, nicht erwarten, dass sie ständig zur Verfügung stehen. Auch bei Heimarbeit besteht ein Anspruch auf Abgrenzung von Beruf und Privatleben.
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Wenn man den grössten Teil der Arbeit von zu Hause aus verrichtet, kann es sein, dass der Arbeitsort nicht mehr die Geschäfts-, sondern die Privatadresse ist. In dem Fall gilt die Reise zu Sitzungen am Firmensitz als Arbeitszeit.
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Wenn der Computer im Home-Office kaputtgeht, ist unklar, wer für den Schaden verantwortlich ist. Die Firma muss deshalb abklären, ob die Betriebshaftpflichtversicherung die Risiken im Home-Office deckt.
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Der Arbeitgeber ist verpflichtet, das nötige Arbeitsgerät auch im Büro zu Hause bereitzustellen. Dabei ist zu klären, ob dieses auch privat genutzt werden darf. Wenn der Arbeitnehmer mit dem Einverständnis der Firma private Geräte einsetzt, hat er Anspruch auf eine Entschädigung, etwa auf einen Anteil an Strom oder Miete.
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Wenn der Arbeitgeber die Kosten für das Home-Office (Miete, Infrastruktur) nicht vergütet, darf der Angestellte den effektiven Aufwand von der Steuer abziehen.
Der Arbeitsort sollte ebenfalls mit Bedacht gewählt werden: Profis reservieren für ihre dienstlichen Tätigkeiten einen eigenen Schreibtisch, der sich an einem Ort befindet, an dem keine Nebengeräusche ein Telefonat stören können. Werden Videokonferenzen geführt, sollte darauf geachtet werden, dass der Hintergrund neutral ist und das Licht dem Arbeitenden ins Gesicht scheint (sonst droht der sogenannt Scherenschnitteffekt – man sieht den Konferenzteilnehmer nur als Schatten). «Ich habe mal erlebt, dass ein Teilnehmer in der Videokonferenz sein Kind auf dem Schoss hatte», schmunzelt Berater Pirker. Die Folge in diesem Fall war, dass alle nur noch auf den kleinen Zuschauer achteten und nicht mehr auf das zu Besprechende.
Die grundsätzliche Empfehlung aller Experten lautet: Daheim sollte möglichst wie im Büro gearbeitet werden, das heisst zu festen Zeiten, am Stück und möglichst ohne lange Pausen. Alle Kollegen müssen sich darauf verlassen können, dass die Heimarbeitenden genauso schnell und zuverlässig ans Telefon gehen und Mails beantworten, wie wenn sie neben ihnen im Büro sässen.
Klare Linie ziehen
«Das muss auch gegenüber der Partnerin respektive dem Partner kommuniziert werden», betont Etikette-Trainer von Hoyos, «es muss klar sein, dass man eben nicht zwischendurch mal schnell den Rasen mähen kann.» Wer das doch tut, riskiert, zwischen Minijobs im Haushalt und ernsthaften beruflichen Aufgaben zerrieben zu werden – und befördert zudem die Vorurteile der Bürokollegen, die Heimarbeit für bezahlte Freizeit halten.
Gerade wenn über längere Zeiträume nur per Bildschirm zusammengearbeitet werden soll, sollte zudem eine klare Linie zwischen Arbeit und Freizeit gezogen werden. Grosse Unternehmen haben längst Regelungen dazu formuliert. In der internen Vorgabe der Swisscom zum Beispiel heisst es: «Während der Ferien lesen und beantworten Mitarbeitende weder E-Mails noch sind sie telefonisch erreichbar. In der Abwesenheitsmeldung ist die Stellvertretung zu regeln (keine Angabe der eigenen Handynummer).»
Daneben stellt der Telekommunikationskonzern klar, dass in der Zeit vor und nach der Arbeit sowie an Wochenenden und freien Tagen keine Verpflichtung besteht, E-Mails zu lesen oder telefonisch erreichbar zu sein. Nur für absolute Notfälle ist eine Kontaktaufnahme per SMS gestattet.
Für Unternehmen gibt es neben der Vermeidung von Pendelkilometern diverse Gründe, die für das Einführen flexibler Arbeitsmodelle sprechen. «Es hilft uns bei der Rekrutierung von Fachkräften und dabei, diese zu behalten», sagt etwa Axa-Sprecherin Christina Ratmoko. Das Bedürfnis nach Home-Office sei in ihrem Unternehmen weit verbreitet, und wenn man dies den Mitarbeitenden ermögliche, erhöhe das selbstverständlich deren Zufriedenheit.
Auch das Arbeiten im Coworking-Space sieht Ratmoko positiv: «Dort herrscht nochmals eine völlig andere Atmosphäre als zu Hause oder in der Firma.» Dieses andere Umfeld könne beispielsweise viel zur Entwicklung von kreativen Ideen beitragen. Ausserdem sei dort das Ablenkungspotenzial viel kleiner als etwa zu Hause. Welche weiteren Vorteile Unternehmen aus flexiblen Arbeitsmodellen ziehen können, ist unter anderem auf der Website der Work Smart Initiative zu finden.
- work-smart-initiative.ch: Die Plattform bietet Unternehmen Unterstützung bei der Umsetzung flexibler Arbeitsformen.
- www.villageoffice.ch: das grösste Schweizer Coworking-Netzwerk
- www.mobitool.ch: Die Plattform soll Unternehmen und Verwaltungen dafür sensibilisieren, wie sie die Mobilität beeinflussen und optimieren können.
