In vielen Unternehmen werden eingehende Dokumente noch manuell bearbeitet. Die Mitarbeitenden müssen täglich Daten aus Dokumenten auslesen und im ERP-System erfassen. Ganz anders bei Schmobi. Der Stahldienstleister lässt für diese repetitiven Aufgaben virtuell Kim, die künstlich intelligente Mitarbeiterin, arbeiten. Das erspart dem Unternehmen viel Tipparbeit bei der Erfassung von Bestellungen und schafft zugleich Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Kim erkennt mit ihren künstlich intelligenten Algorithmen die Struktur und Inhalte von per E-Mail als PDF-Dokument eingehenden Bestellungen und legt Aufträge mit allen Positionsdaten automatisiert an. Im ERP-System werden die Daten mittels diverser Parameter automatisch angereichert und angepasst, sodass die Aufträge direkt in den Betrieb übermittelt werden können. «Unsere Kundschaft kann ihre Bestellungen als PDF ganz einfach an die E-Mail-Adresse kim@schmobi.ch senden, und schon beginnt die automatisierte Auftragserfassung», sagt Dejan Baumann, Projektleiter dieses Digitalisierungsprojekts. «Die Daten der Bestellung werden qualitativ hochwertig erfasst, und das fehleranfällige Abtippen der Bestelldaten entfällt.»
Der Autor
Thomas Plüss, Verantwortlicher Marketing/Kommunikation, Schmobi, Wil
Technologie aus der ETH-Forschung
BLP Digital, ein Spin-off der ETH Zürich und der Uni St. Gallen, automatisiert dokumentenbasierte ERP-Prozesse. Ihre Softwarelösung für das Auslesen von Bestellungen zur automatisierten Auftragsanlage haben sie gemeinsam mit Schmobi entscheidend weiterentwickelt. «Existierende OCR-Systeme (optische Texterkennung) beruhen auf vorkonfigurierten Regeln und Vorlagen. Diese müssen jedes Mal geändert werden, wenn sich das Dokumentenlayout nur minimal verändert», erklärt Tim Beck, Co-Founder von BLP Digital. «Hier geht unsere Lösung den entscheidenden Schritt weiter. Unsere ausgeklügelte KI-basierte Technologie muss nicht erst antrainiert werden. Die neuronalen Netze ermöglichen es auch, dass Dokumente von neuen Kunden direkt verstanden werden», so Beck. Die BLP-Software ist mit dem ERP-System verbunden und kann so die erkannten Informationen auf einem Dokument direkt mit der ERP-Datenbank abgleichen.
«Reine Datenextraktion löst das zugrunde liegende Problem, die richtigen Daten im ERP zuzuordnen, nicht. Durch die direkte ERP-Anbindung gelingt uns dieses Datenmatching», so Beck weiter. Mittels logischer Checks ist die Softwarelösung in der Lage, einzuschätzen, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, den richtigen Wert ermittelt zu haben. Bei Werten, bei denen die Unsicherheit zu gross ist, wird der oder die Mitarbeitende gezielt angeleitet, welche Werte zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren sind. Nach Abschluss dieses Prozesses werden die extrahierten und geprüften Daten automatisch im ERP-System als Auftrag angelegt. «Die Kundschaft profitiert so von einer schnellen Durchlaufzeit und erhält zu ihren Bestellungen innert Minuten eine verbindliche Auftragsbestätigung», so Baumann über die Prozessautomationslösung.