Effektives und effizientes Riskmanagement im Business-Prozess-Outsourcing und bei Kooperationen besteht in der gesamtheitlichen Steuerung der strategischen, operationellen und regulatorischen Risiken. Parallel dazu stellt ein aussagekräftiges und zeitnahes Reporting die funktionsgerechte Einbindung von Verwaltungsrat, Geschäftsleitung, Revisionsstellen und Regulatoren sicher.
Risiken systematisch erkennen
Konzeptionell kann ein Auslagerungsprojekt oder das Eingehen einer Kooperation und deren Überwachung in sechs sich zyklisch wiederholende Phasen ein-geteilt werden. Jede einzelne Phase besteht aus integrierten konzeptionellen und operativen Schritten, welche sicherstellen, dass Risiken systematisch und umfassend identifiziert, bewertet, überwacht und gesteuert werden.
Die Risikoaspekte werden in den einzelnen Phasen wie folgt behandelt: Während der Entwicklung des Sourcing-Ansatzes werden strategische Risiken wie Know-how-Verlust, Reputationsrisiken und Exit-Strategie-Risiken ermittelt und der Umgang mit ihnen festgelegt. Darauf ausgerichtet werden anschliessend parallel zu Operating-Modell und Business-Case bekannte Risiken verfeinert sowie Qualitäts-, Performance- oder Risikoindikatoren definiert.
In der darauf folgenden Sourcing-Auswahl und Strukturierung werden mögliche Partner basierend auf den erarbeiteten Rahmenbedingungen identifiziert und beurteilt. Während der effektiven Übergangsphase, der Transition, werden zusammen mit dem ausgewählten Partner die Risiken, Kontrollen und Indikatoren verfeinert und optimal abgestimmt. Ziel ist, dass zu Beginn des produktiven Service-Managements das Monitoring der Prozesse und Risiken bestmöglich etabliert ist. So werden jederzeit die Effektivität der Umsetzung und der Nutzen des Engagements aus finanzieller, operationeller und strategischer Sicht überprüft und gegebenenfalls aktiv gesteuert.
Während des immer wieder durchzuführenden Reviews werden sämtliche Aspekte, Rahmenbedingungen und Ziele strategischer und operativer Natur überprüft. Die Ergebnisse fliessen wiederum in die erste Phase, die Weiterentwicklung des Sourcing-Ansatzes, ein und werden zur Entscheidung hinsichtlich Verlängerung, Veränderung oder Beendigung der Zusammenarbeit beigezogen.
Spezialistenwissen benötigt
Erfolgreiche und professionell durchgeführte Prozessauslagerungen benötigen meist unterschiedlichstes und umfassendes Spezialistenwissen, weshalb sich die beteiligten Unternehmen bereits frühzeitig im Auslagerungsprozess klar werden sollten, ob die Erfahrungen und das notwendige Know-how intern zur Verfügung stehen. Gegebenenfalls ist der Einbezug externer Spezialisten ein effizientes und flexibles Mittel zur Begleitung des gesamten Zyklus oder auch lediglich einzelner Phasen. Letztlich zählt die Sicherstellung des nachhaltigen wirtschaftlichen und strategischen Erfolges der Zusammenarbeit.