Dokumenten-Management-Systeme (DMS) ist das nicht einfach alter Wein in neuen Schläuchen oder doch eine neue Belegung eines bekannten Begriffs? Dokumente bilden den kleinsten gemeinsamen Nenner im betrieblichen Alltag, also müsste an dieser Stelle auch der effizienteste Realitätsbezug zu bewerkstelligen sein. DMS-Software genügt diesen Anforderungen aber häufig nicht. Dies ist teils geschichtlich bedingt, wurde doch die überwiegende Zahl der DMS-Produkte für die Archivierung entwickelt und eignet sich nicht für lebendige Informationen und damit höhere organisatorische Ansprüche. Die Tatsache, dass DMS zu ganz anderem geeignet ist, wird meist übersehen.
Die leidigen Schnittstellen
DMS wird die EDV-Landschaft noch viel tiefgreifender verändern als seinerzeit Word und die ganze Office-Suite. Vor 20 Jahren noch hatten viele Software-Anbieter eine eigene Textverarbeitung in ihren Programmpaketen integriert; heute kann man sich dies gar nicht mehr vorstellen, und die Einbindung von Standardprodukten wie Word, Excel und dergleichen ist heute eine Selbstverständlichkeit.
In den nächsten fünf bis zehn Jahren ist die gleiche Entwicklung bezüglich DMS zu erwarten. Die gesamte Informationsverwaltung wie abfragen, suchen und finden von Informationen kann mit einem Standard-DMS unendlich viel eleganter und flexibler und damit auch benutzerfreundlicher gelöst werden als bislang.
Die Datenverarbeitung wird auf reine Funktions- und Datenverwaltung mit der damit automatisch weit gehenden Unabhängigkeit von Softwareanbietern (Stichwort WebServices) reduziert werden. Es braucht nur noch Programmteile, und beim richtigen Konzept sind sie beliebig austauschbar.
Aber wie ist es dann mit dem leidigen Schnittstellenproblem? Durch eine übergelagerte Informationsverwaltung mit entsprechenden einheitlichen übergelagerten Schnittstellen reduziert sich das Schnittstellenproblem dramatisch. Statt unzähligen Einzelschnittstellen in gegenseitiger Abhängigkeit gibt es eine einzige, universelle übergelagerte.
Schonung der Investitionsbudgets
Die in den letzten zehn Jahren erarbeiteten logischen, einheitlich auf DMS basierenden Organisationskonzepte und die bisherigen diesbezüglichen Erfahrungen zeigen es: War früher der Inhalt der EDV-Organisationsberatung u.a. das Finden bzw. Evaluieren einer geeigneten EDV-(Gesamt-)lösung, zeigt sich heute in einem rapid steigenden Prozentsatz, dass umfassende komplexe EDV-Programme (Branchenapplikationen, ERP usw.) durch DMS in Kombination mit Office, einer konzeptionell hochstehenden Adressverwaltung und einzelnen ergänzenden spezifischen Applikationen / Funktionen (etwa Buchhaltung, Fakturierung) vorteilhaft ersetzt werden können.
Eine auf DMS basierende Lösung mit gezielten (Zusatz-)Programmen bietet Vorteile:
- Kurze Realisierungszeit.
- Etappierte Realisierung und damit auch etappierte Investitionen mit positivem Einfluss auf den Return of Investment.
- Praktisch uneingeschränkte Umsetzung der gewünschten Organisation.
- Programmunabhängigkeit/Austauschbarkeit.
Dabei gibt es vielfältige Einsatzgebiete, für die bereits modulare, logisch einheitliche, objektorientierte Konzepte realisiert wurden oder für die DMS-Konzepte bestehen:
- Sitzungs- und Eventorganisation (inkl. Protokollverwaltung).
- Geschäftskontrolle.
- Termin- und Aufgabenverwaltung.
- Projektmanagement.
- Callcenter.
- Individuelle Kundenbetreuung und Auftragsabwicklung in diversen Branchen.
- Dossierverwaltung.
Im Gegensatz zu herkömmlichen EDV-Lösungen, deren Wirtschaftlichkeit oft mehr als nur fraglich ist, bringt die Umsetzung ganzheitlicher DMS-Konzepte einen so grossen Nutzen, dass sich die Frage der Wirtschaftlichkeit in der Regel gar nicht stellt. Die Informationsverwaltung und die «chaotische» (das heisst streng im Hinblick auf die IT optimierte) Ablageorganisation erschliessen das grösste Rationalisierungspotenzial in der Geschichte der administrativen Büroorganisation.
Zur Umsetzung von DMS-Projekten empfehlen sich folgende Vorgehensschritte:
- Strategieplanung (ganzheitliche Top-down-Überlegungen).
- Bereichsweise und modulare Realisierung (Bottom-up-Verfahren).
- Definition von unternehmensspezifischen Anforderungen in den einzelnen Bereichen.
- Bedürfnisgetriebene Realisierung, unabhängig von Produkten.
- Dank modularer Projektschritte und ganzheitlicher Logik können Teilrealisationen ohne Nachteil kurzfristig nach Bedarf umgesetzt werden.
Was sollte bei der Einführung von DMS grundsätzlich beachtet werden? Wichtigstes Element für eine Erfolg versprechende DMS-Lösung ist die Organisation. Bevor an eine Beschaffung gedacht werden kann, muss die Organisation stehen, und die sich daraus ergebenden logischen Anforderungen müssen definiert sein. Wer glaubt, durch die Anschaffung eines DMS-Tools zur optimalen Organisation zu gelangen, könnte genauso gut vermuten, dass man durch die Installation von Word automatisch zum begnadeten Schriftsteller wird.
Alfred H. A. Bangerter, CEO, CRE-ORG AG, Schüpfen.