Facility Management: Eine effiziente elektronische Prüfung

Anforderung

Im Gegensatz zur Vergangenheit hat sich auch in der Schweiz die Qualität von FS-Dienstleistungen wesentlich verbessert, da schon bei der Ausschreibung klare Kriterien zu den Service Levels und der damit verbundenen Qualität ausgearbeitet werden. Diese sind in den sogenannten Service Level Agreements (SLA) festgehalten. Der Qualitätsstandard muss sowohl den Kundenanforderungen als auch den Wirtschaftlichkeitszielen der Dienstleister nahe kommen. Diese Anforderung gilt nicht nur für die extern vergebene, sondern auch für die intern erbrachte Dienstleistung. Auf diesem Hintergrund erhält die Gewährleistung der Aufträge einen besonderen Stellenwert. Der Dienstleister muss bereits in der Offertphase Stellung dazu beziehen. Anhand dieser Kriterien sollen die vorgegebene Qualität und der Erfüllungsgrad der Services sichergestellt werden. Im Dienstleistungsvertrag werden diese Punkte integriert; sie sind Vertragsbestandteil des Auftrages.

Trotz dieser klaren Definition sieht die Praxis oft anders aus. Allzu häufig wird, meistens aus Zeit- und Kostengründen, eine adäquate Qualitätsprüfung vernachlässigt oder nur halbherzig durchgeführt, da sie zeitaufwendig ist und man sich meistens mit viel Papier herumschlagen muss. Besonders die Auswertung ist aufwendig.

Elektronische Checklisten

Elektronische Checklisten leisten heute bereits an vielen Orten einen guten Beitrag zur Lösung dieser Probleme. Mittels PDA (Personal Digital Assistant, kleiner tragbarer Computer, auf dem die elektronischen Checklisten geladen sind) können auf rationelle Art und Weise Prüfungen in den verschiedensten Dienstleistungsbereichen durchgeführt werden. Dem raffinierten Aufbau dieser Systeme sind fast keine Grenzen gesetzt. Dazu einige Beispiele:

Reinigungsdienstleistungen,

• Hausmeisterdienste,

• Grünflächen,

• technische Gebäudewartung,

• Sicherheitsaufgaben,

• Wohnungsabnahmen,

• logistische Prozesse,

• Qualitätsbefragungen,

• Meinungsumfragen usw.

Der eigentliche Nutzen zeigt sich in der schnellen und rationellen Auswertung. Die mit dem PDA erfassten Daten werden entweder direkt vor Ort (PDA mit Handyfunktionen) oder mittels Synchronisation an einem PC eingelesen. Die automatische Auswertung erfolgt sofort. Innert weniger Minuten erhält der Kunde einen detaillierten Prüfungsbericht. Die Reaktionszeiten zur Mängelbehebung verkürzen sich markant und Transparenz und Übersichtlichkeit bezüglich der Leistungsparameter nehmen zu. Die verschiedenen Auswertungen (Mängelliste, Prüfprotokoll, Qualitätsbericht usw.) sorgen für eine nachhaltige Nachweisführung. Ein weiterer grosser Vorteil dieses Systems ist die Historisierung. So kann nicht nur der einzelne Prüfvorgang betrachtet werden, sondern auch die Entwicklung über bestimmte Perioden. Prüfung von Jahreszielen und je nach Vertrag auch Bonus-Malus-Regelungen können so gehandhabt werden.

Auf dem Markt gibt es verschiedene Systeme. Eines ist das e-QSS–System der Firma Neumann und Neumann, das in der Schweiz durch die Matthias Köhn AG vertrieben wird. Bei der Evaluation sollten im Minimum folgende Anforderungen erfüllt sein. Die Handhabung eines solchen Systems muss:

• Einfach auszuführen,

• schnell erlernbar,

• kostengünstig,

• für verschiedenste Prüfungen, aber auch andere Anwendungen (z.B. Befragungen) verwendbar,

• schnell anpass- und auswertbar,

• für verschiedenste Dienstleistungen einsetzbar sein.

Bedeutsame Kriterien für oder gegen ein System sind die Flexibilität der Software und die einfache Konfigurierbarkeit. Das System muss die eigenen Bedingungen abbilden können, die Checklisten müssen frei vom Nutzer gestaltet werden können. Dazu gehört auch die Gestaltung der einzelnen Berichte. Aber auch Zusätze wie Barcodeleser oder das Einlesen von externen Werten sollten möglich sein.

Der Import sowie Export von Daten auf andere EDV-Systeme (SAP, ERP-Lösungen, CAFM- Programme) muss ebenso gewährleistet sein wie die Kommunikation des gleichen Systems von mehreren Nutzern, zum Beispiel zwischen Eigentümer und Dienstleister, zur Auswertung gleicher Objekte.

Weiter ist auch darauf zu achten, dass der Anbietersupport gewährleistet ist. Neben einer gut funktionierenden Hotline ist die Online-Hilfe wichtig. Für die Schulung sollten Handbücher und im Idealfall auch Lernfilme zur Verfügung stehen.

Durch diese elektronischen Hilfsmittel wird die Qualitätsprüfung professionalisiert, indem die Prüfung strukturiert durchgeführt wird und die Auswertungen schnell zur Verfügung stehen. Gerade der Auswertungsbereich braucht mit herkömmlichem System sehr viel Zeit und wird rasch unübersichtlich. Ein gutes elektronisches Prüfsystem kann schnell und transparent, mit verschiedenen Listen und Berichten, zeitraum- und objektbezogene Aussagen zur Qualität liefern. Dabei sind Unterscheidungsmerkmale nach Mängeln und Massnahmen für die unterschiedlichen hierarchischen Ebenen und den Versand an interne und externe Stellen möglich. Die so erreichte Transparenz schafft Vertrauen und gibt allen Vertragsparteien die nötige Sicherheit.