KMU in der Corona-Krise: Was kann ich tun?

Darauf kommt es an

Jetzt müssen Sie schnell, transparent und ehrlich kommunizieren. In der Krise darf nie gelogen und auch nicht spekuliert werden. Das gelingt am einfachsten, indem Sie alle bekannten Fakten auf den Tisch legen und auch ungeklärte Fragen und Unsicherheiten offen ansprechen. Je schneller Sie kommunizieren, desto weniger entsteht der Eindruck, dass Sie in der Krise den Kopf in den Sand stecken. So bleibt das Vertrauen in Sie und Ihren Betrieb erhalten. 

• Versuchen Sie Ihre eigenen Ängste, Zweifel und Unsicherheiten nicht auf Ihre Mitarbeitenden zu übertragen. Sie vermitteln Sicherheit, wenn Sie im Gespräch ruhig und immer beim Faktischen bleiben. 
• Zeigen Sie Ihren Angestellten Ihre Wertschätzung, sagen Sie ihnen, wie wichtig sie gerade in dieser anspruchsvollen Zeit sind.
• Kommunizieren Sie die Situation Ihres Betriebs offen und transparent, aber ohne über düsterste Schreckensbilder zu spekulieren. Sprechen Sie stattdessen über Szenarien und Wahrscheinlichkeiten, immer basiert auf Zahlen und Fakten. 
• Geben Sie Ihren Mitarbeitenden keine Versprechen ab, die Sie dann doch nicht halten können. Versichern Sie ihnen aber, dass Sie alles unternehmen, um einen Konkurs oder Entlassungen abzuwenden.

• Fragen Sie zuerst, wie es den Mitarbeitenden und ihren Angehörigen geht. Gibt es Krankheitsfälle im Umfeld, stehen sie unter besonderem Stress, wie wirkt sich die neue Arbeitssituation (zum Beispiel Homeoffice) auf sie aus? Dies gibt Ihnen wichtige Hinweise auf den Gemütszustand Ihres Gegenübers und hat einen massgeblichen Einfluss auf den weiteren Verlauf des Gesprächs (einer Person, die bereits sehr gestresst ist, muten Sie besser nicht zu viele schlechte Nachrichten aufs Mal zu). 
• Informieren Sie über die aktuelle Lage im Betrieb. Beantworten Sie die Fragen, die sich Ihre Mitarbeitenden stellen: Wie viele Annullationen oder Verschiebungen von Aufträgen gab es bisher? Wie verändert sich dadurch die individuelle Arbeitssituation? Welche Massnahmen (zum Beispiel Antrag auf Kurzarbeitsentschädigung) haben Sie ergriffen? Welche Schritte planen Sie als Nächstes? Damit zeigen Sie, dass Sie den Überblick haben und führen.
• Legen Sie mögliche Konsequenzen der aktuellen Situation offen. Versuchen Sie dabei, ruhig und sachlich zu bleiben. Vermeiden Sie Spekulationen und unbedachte Äusserungen wie: «Ich habe gehört, der Bundesrat plane eine Ausgangssperre. Dann können wir alles vergessen, dann sind wir noch vor dem Sommer pleite. Am besten meldest du dich jetzt schon beim RAV!» Da schafft mehr Verunsicherung als Vertrauen, Sie bereiten Ihren Angestellten unnötige Sorgen.
• Halten Sie sich an die bekannten Fakten und skizzieren Sie mögliche Szenarien. So schaffen Sie Vertrauen, weil Sie zeigen, dass Sie die aktuelle Faktenlage kennen und sich Gedanken machen, falls diese sich verändern sollte.
  
  Zum Beispiel so «Die Massnahmen des Bundesrats wurden jetzt bis Mitte Mai verlängert. Das heisst, dass wir bis dann keine neuen Aufträge ausführen können. Wir haben genügend liquide Mittel bis Ende Juni. Wenn die Massnahmen bis dann aufgehoben sind, mache ich mir keine Sorgen. Sollten sie über den Sommer hinaus verlängert werden, muss ich einen Teil der Produktion schliessen, weil wir dann nicht mehr liquid genug sind, um die Fixkosten zu bezahlen. Darüber werde ich mir aber erst in einem zweiten Schritt Gedanken machen, vorderhand gehen wir davon aus, dass wir in der zweiten Maihälfte zurück in den Betrieb können.»
   
• Gut ist es auch, wenn Sie darauf verweisen, dass das, was Sie sagen, für «heute», «im Moment» oder «Stand jetzt» gilt. Die Situation, so haben wir es in den letzten Wochen erlebt, kann sich täglich, manchmal sogar stündlich verändern.
• Falls Sie Ihre Mitarbeitenden zurzeit nicht persönlich sehen können, versuchen Sie regelmässig, vielleicht zwei- bis dreimal die Woche, im Kontakt mit ihnen zu sein und über die pendente Arbeit hinaus auch immer wieder die persönliche und geschäftliche Situation zu thematisieren.

Persönliches Gespräch

Für die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden wählen Sie am besten das persönliche Gespräch über Telefon oder einen Videocall (zum Beispiel über Facetime, Skype, Zoom oder WhatsApp). Ist das wegen der Grösse Ihres Betriebs nicht möglich, sind natürlich auch Rundschreiben via E-Mail in Ordnung – bieten Sie darin aber ein persönliches Gespräch an. So spüren Ihre Angestellten, dass Sie für sie da sind, und individuelle Fragen lassen sich schneller und direkt klären.
 
Gut zu wissen: Im persönlichen Gespräch per Telefon oder Videocall passieren viel weniger Missverständnisse als in der schriftlichen Kommunikation. Zudem können Unklarheiten und weiterführende Fragen direkt besprochen werden. Ein Videocall hat gegenüber einem Telefongespräch, bei dem man sich nicht sieht, den Vorteil, dass auch die in persönlichen Gesprächen so wichtige nonverbale Kommunikation mitspielt.

Führen Sie das Gespräch mit Ihren wichtigsten Kunden nach Möglichkeit persönlich, idealerweise am Telefon. Massenversände über E-Mail sind dann sinnvoll, wenn Sie ein sehr grosses und Ihnen nicht persönlich bekanntes Kundenfeld haben. Je nachdem bietet sich auch eine Kommunikation über Social Media an. 

Was Sie tun können, falls Ihre Kunden zahlungsunfähig sind, lesen Sie im Kapitel «Wenn Kunden nicht zahlen».
 

• Seien Sie im Gespräch mit Ihren Lieferanten offen und ehrlich. Sagen Sie, wie es um Ihren Betrieb momentan steht und was die Aussichten sind. Auch hier: keine Spekulationen, sondern faktenbasierte Aussagen.
• Falls Sie einem Lieferanten Geld schulden und das im Moment nicht zahlen können, suchen Sie im Gespräch einen Modus, wie Sie Ihre Schulden begleichen können. Vielleicht können Sie in Raten zahlen, vielleicht auch erst, wenn wieder so etwas wie ein Alltag einkehrt. Fragen Sie Ihren Lieferanten, wie es seinem Betrieb geht.
• Informieren Sie den Lieferanten, wenn Sie beabsichtigen, einen Notfallkredit aufzunehmen, um offene Rechnungen zu bezahlen. Vielleicht ist er froh, wenn er weiss, dass er Ihr Geld bald bekommt. Vielleicht sagt er, dass er das Geld nicht dringend nötig hat und Sie zuerst andere Rechnungen zahlen oder den Kredit für noch schwierigere Zeiten sparen sollen. 

Tipp: Falls Ihnen ein Lieferant (oder auch Ihr Vermieter) in dieser schwierigen Zeit entgegenkommt, zeigen Sie sich nach überstandener Krise erkenntlich. Ein kleines Geschenk, eine Einladung zu einem Essen und vor allem Ihre Treue sind schöne Zeichen Ihrer Dankbarkeit.

Gut zu wissen: Auch wenn der Verwaltungsrat zurzeit wegen des Kontaktverbots nicht tagen kann, gibt es die Möglichkeit, sich in corpore zu unterhalten: über eine Videokonferenz. Eine solche können Sie einfach einrichten, zum Beispiel über Skype, Zoom, Microsoft Teams, Google Hangout oder Slack. Entscheiden Sie sich für eines der Programme und bitten Sie die Personen, die teilnehmen sollen, per E-Mail, das Programm vorgängig zu installieren. Verschicken Sie allenfalls mit der Einladung eine kurze Anleitung, da nicht alle Aktionäre und Verwaltungsräte gleich geübt sind im Installieren von Computerprogrammen. Die Grundregeln für das Verhalten vor einer Computer- oder Smartphone-Kamera sind bei der Videokonferenz die gleichen wie bei einem Videocall. 
 

Newsletter

Sie haben bis jetzt nie einen Newsletter für Ihre Kundenkommunikation eingesetzt? Dann wäre jetzt der Zeitpunkt dafür gekommen. Auf MailChimp zum Beispiel können Sie unkompliziert Ihr Firmenlogo, Fotos, Texte, Videos, Links und mehr hochladen. Auch die Datenbank lässt sich einfach bedienen. An bis zu 2000 Mail-Adressen können Sie den Newsletter gratis verschicken (wie, das erfahren Sie hier). Benutzen Sie dieses Kommunikationsmittel zum Beispiel, um in einem Massenversand über Ihre aktuelle Geschäftssituation zu informieren oder um auf spezielle Krisendienste wie Hauslieferdienst, neue Produkte etc. hinzuweisen.