Mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Tacheles zu reden, ist keine leichte Aufgabe. Niemand wird gern kritisiert, dementsprechend ist die Atmosphäre bei solchen Gesprächen nie sonderlich gut. Aber es ist notwendig, ab und zu auch negatives Feedback zu geben – insbesondere, wenn das Verhalten des Mitarbeiters der Firma oder anderen Kollegen schadet. Nur so lassen sich die Probleme dauerhaft lösen.
Aber wie können sich Führungskräfte auf solche Gespräche vorbereiten? Und welche Fehler sollten sie dabei vermeiden? Die Antworten darauf kennt Brooke Vuckovic, Professorin für Mitarbeiterführung an der Kellogg School of Management in Chicago. In einem Live Webinar unter dem Titel «The Insightful Leader» teilte sie kürzlich drei Tipps, wie Führungskräfte negative Feedbackgespräche erfolgreich durchführen können.
Macht deutlich, was das Ziel eures Dialogs ist
Brooke Vuckovic empfiehlt, zwei Ziele für das Feedbackgespräch festzulegen: ein grosses und ein kleines. Für das grosse Ziel müssen Sie sich darüber bewusst werden, warum Sie das Gespräch mit dem Mitarbeiter führen. Also: Was möchten Sie langfristig erreichen, indem Sie den Mitarbeiter auf sein schlechtes Verhalten aufmerksam machen? Wollen Sie dadurch die Beziehung zum Mitarbeiter verbessern? Oder wollen Sie das Vertrauen innerhalb des Teams stärken?
Laut Vuckovic hilft diese klare Zielsetzung dabei, «emotionale Hindernisse zu überwinden», wie sie es formuliert.
Job-Frust oder Versagensangst? So gelingt gute Team-Arbeit
Alle weiteren Folgen von «Handelszeitung Insights» finden Sie hier.
Das kleine Ziel hingegen bezieht sich auf das Einzelgespräch. «Mein wichtigster Tipp ist hier, Dinge zu identifizieren, die Sie absolut kontrollieren können», erklärt Vuckovic. Zwar können Sie nicht kontrollieren, ob der Mitarbeiter sein Verhalten tatsächlich ändert, aber Sie können Ihr eigenes Verhalten kontrollieren. Nehmen Sie sich beispielsweise vor, das Problem klar und deutlich anzusprechen sowie ein Datum festzulegen, an dem Sie erneut mit dem Mitarbeiter über die Fortschritte sprechen.
Haben Sie aber nicht zu hohe Erwartungen in Bezug auf die Konfliktlösung. «Es ist besser, davon auszugehen, dass Sie bei einem Problem nur langsam vorankommen werden, als zu hoffen, dass das ganze Problem sofort gelöst wird», rät Vuckovic.
Macht euch auf Widersprüche gefasst, wenn ihr das Vieraugengespräch führt
Laut Vuckovic sollten Sie sich gut darauf vorbereiten, wenn Sie einem Mitarbeiter negatives Feedback geben wollen. Denn oftmals kommen in solchen Gesprächen neue Informationen ans Licht, die Zweifel an der bisherigen Interpretation der Ereignisse aufkommen lassen könnten.
Denken Sie schon vorher darüber nach, wie die Situation aus der Perspektive des Mitarbeiters aussieht und fragen Sie explizit nach seiner Sichtweise. Denken Sie ausserdem darüber nach, was andere Personen dagegen vorbringen könnten und ob Sie selbst vielleicht zur Entstehung des Problems beigetragen haben.
Hört gut zu und bleibt aufmerksam
Für den Erfolg des Gesprächs ist es laut Vuckovic wichtig, eine produktive Diskussion zu fördern. Wenn Sie eine bestimmte Verhaltensweise des Mitarbeiters kritisieren, müssen Sie ihm auch die Möglichkeit geben, sich dazu zu äussern. Hier empfiehlt Vuckovic die «Schleifen-Strategie», die folgendermassen funktioniert: Wenn der Mitarbeiter auf die Kritik geantwortet hat, wiederholen Sie das von ihm Gesagte nochmal und fragen Sie, ob Sie ihn richtig verstanden haben.
Geben Sie aber nicht alles wortwörtlich wieder, sondern formulieren Sie die Aussagen so um, dass der Kollege so eloquent wie möglich klingt. «Wiederholen Sie diesen Schritt so lange, bis Sie beide sicher sind, dass Sie beide die Sichtweise des anderen verstehen», rät Vuckovic.
Achten Sie auch auf die Reaktion des Mitarbeiters. Wenn er beispielsweise erstarrt oder sehr emotional wird, ist es sinnvoll, das Gespräch mit empathischen Worten auf einen anderen Tag zu verschieben. Stellen Sie ausserdem sicher, dass nach Ende des Gesprächs klar ist, woran der Mitarbeiter arbeiten muss und welche Verpflichtungen Sie selbst für eine erfolgreiche Konfliktlösung eingehen müssen.
Es kann auch hilfreich sein, einen Folgetermin festzulegen. Den sollte am besten der Mitarbeiter selbst auswählen. Sie können aber selbst einen Vorschlag machen, falls der Mitarbeiter keinen macht. So wächst die Wahrscheinlichkeit, dass sich das Problem bis dahin schrittweise löst. Und falls nicht, können Sie die nächsten Schritte planen, die Sie an dem Tag angehen möchten.
Dieser Artikel erschien zuerst beim Business Insider unter dem Titel «Eine Management-Professorin gibt drei Tipps, wie ihr negatives Feedback gebt, um positive Ergebnisse zu erzielen».