Das Wichtigste steht auf dem Lohnausweis ganz unten, in kleinen Buchstaben: «Die Richtigkeit und Vollständigkeit bestätigt der Arbeitgeber mit seiner Unterschrift.» Lohnausweise sind Urkunden. Wer sie nicht korrekt ausfüllt, muss mit Sanktionen rechnen. Wer den Lohnausweis absichtlich falsch ausfüllt, allenfalls noch gefälschte Dokumente dazulegt, wird wegen Urkundenfälschung, möglicherweise sogar wegen Betrugs, verurteilt. Es lohnt sich also, die Vorschriften akribisch genau zu befolgen, sonst drohen Nach- und Strafsteuern und eventuell noch Übleres.

Was alles zum Lohn gehört

Im Grundsatz scheint die Sache einfach. Bruttolohn und Abzüge für die Sozialversicherungen aus der Lohnbuchhaltung übernehmen und schon erscheint der Nettolohn. Doch damit ist es nur in den wenigsten Fällen getan. Denn vieles gilt als Lohn, was nicht unbedingt als solcher erkannt wird: Geburts-, Kinder- und Ausbildungszulagen, Verwaltungsratshonorare, Sitzungsgelder und Tantiemen sowie Boni und Provisionen. Trinkgelder dagegen muss der Arbeitnehmende selbst in seiner Steuererklärung deklarieren. Im Lohnausweis sind sie nur aufzuführen, wenn sie einen bedeutenden Lohnanteil ausmachen. Taggelder aus Kranken-, Unfall- und Invalidenversicherung sowie Leistungen der Arbeitslosenkasse und der Erwerbsersatz (EO) sind dagegen speziell unter Ziffer 7 zu erfassen. Ebenso Beiträge an Versicherungen, Quellensteuern oder Schulgelder des Arbeitnehmers.

In den Lohnausweis sind auch Kapitalleistungen und Abgangsentschädigungen mit Vorsorgecharakter, Lohnnachzahlungen und Beteiligungsrechte einzutragen. Bei den Beteiligungsrechten – beispielsweise Aktien oder Optionen - wird dabei unterschieden, ob der Arbeitnehmer sofort darüber verfügen kann (Ziffer 3) oder ob sie nur einen Anspruch auf künftige Leistungen begründen (Ziffer 15).

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Zum Bruttolohn kommen zudem viele Arten von – ebenfalls steuerpflichtigen - Gehaltsnebenleistungen hinzu. Auf der andern Seite sind Abzüge zulässig, die das steuerpflichtige Einkommen reduzieren. Profitiert der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin von vergünstigtem Essen oder Gratismahlzeiten, beispielsweise von einer Kantine oder durch Lunchchecks? Dann gehört das zwar nicht zum Lohn, sehr wohl aber auf den Lohnausweis (Feld G ankreuzen).

Lunchzulagen, Gratiszimmer, Auto

Werden die Mittagszulagen bar ausbezahlt oder Lunchchecks mit einem Wert von über 180 Franken monatlich abgegeben, so gelten sie ebenfalls als Lohn. Steuerabzüge für auswärtige Verpflegung darf der Arbeitnehmer in diesem Fall nicht mehr oder nur noch beschränkt vornehmen. Doch was sind eigentlich Mahlzeiten? Relevant sind nur Frühstück, Mittag- und Nachtessen. Kaffee, Mineralwasser, Gipfeli, Süsses oder Obst zwischendurch gehören nicht dazu.

Ein Gratiszimmer muss gemäss ESTVMerkblatt N2 zu speziellen Ansätzen als Lohn ausgewiesen werden. Bei einer vergünstigten Wohnung ist die Differenz zum ortsüblichen Mietzins aufzurechnen. Ähnliches gilt für den unentgeltlichen Transport zwischen Wohn- und Arbeitsort (Feld F). Der Abzug für den Pendelweg entfällt damit für den Arbeitnehmer. Das gilt auch, wenn der Mitarbeitende ein Gratisfahrzeug zur Verfügung hat und dafür einen Privatanteil versteuert. Als Naturallohn sind in diesem Fall pauschal 0,8 Prozent des Kaufpreises – ohne Mehrwertsteuer – pro Monat einzutragen. Bei Leasingfahrzeugen gilt der Barkaufpreis des Autos. Er ist im Lohnausweis unter Ziffer 2.2 aufzuführen, allenfalls unter Abzug eines vom Arbeitnehmer entrichteten Privatanteils. Kauft der Mitarbeiter das Leasingfahrzeug, so gilt steuerlich der im Leasingvertrag festgehaltene Wert des Fahrzeuges. Eine allfällige Differenz zum tatsächlich bezahlten, niedrigeren Kaufpreis muss als Lohn ausgewiesen werden.

Sonderfall Aussendienst

Aussendienstmitarbeiter müssen den Fahrzeuggebrauch aufschlüsseln. Als Aussendienst gelten Tage, an denen die Mitarbeitenden direkt zu Kunden und von dort wieder nach Hause fahren (steuerfrei). Fährt der Aussendienstmitarbeiter zuerst ins Büro und dann zum Kunden – oder umgekehrt –, sind das halbe Aussendiensttage (hälftig steuerpflichtig). Die übrigen Tage gelten als «normale», steuerpflichtige Arbeitswege. Analog funktionieren auch Homeoffice-Tage. Sie gelten als «Aussendiensttage», dafür entfällt der Mahlzeitenabzug an diesen Tagen.

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Handy und Zugabonnemente

Weniger kompliziert ist es beim Generalabonnement (GA), wenn es der Betrieb zahlt. Ist es geschäftsnotwendig, gilt es als steuerfrei, selbst wenn es privat auch zum Einsatz kommt. Wobei «geschäftsnotwendig» heisst, dass die Summe der Einzelfahrten für den Arbeitgeber teurer wäre als ein GA. Andernfalls gilt es als Lohnbestandteil. Das Gratis-Halbtax-Abonnement muss dagegen in keinem Fall in den Lohnausweis eingetragen werden.

Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Handys, Computer und sonstige Berufswerkzeuge muss man im Lohnausweisnicht aufführen. Selbst dann nicht, wenn sie auch privat genutzt werden dürfen. Doch damit ist es bei weitem nicht getan. Dienstaltersgeschenke in bar gelten als Lohn, ebenso das Goldvreneli zum Jubiläum. Zusätzlicher Gratisurlaub oder die traditionelle Uhr sind dagegen steuerfrei und deshalb auch nicht in den Lohnausweis einzutragen.

Reka-Checks sind Lohnbestandteil

Auch sonstige Bargeschenke sind als Lohn zu deklarieren (Ziffer 2.3). Naturalgeschenke bis 500 Franken pro Ereignis sind dagegen steuerfrei. Das gilt beispielsweise für einen Früchtekorb oder Veranstaltungstickets, aber auch für Waren- und Reisegutscheine sowie Reka-Checks. Können Mitarbeitende Reka-Checks verbilligt kaufen, erhöht sich der Betrag auf 600 Franken. Die Vergünstigung darf 20 Prozent des Checkwerts in der Regel aber nicht übersteigen. WIR-Checks sind dagegen zum vollen Nominalwert zu deklarieren. Werden sie mit Einschlag abgegeben, so gilt die Differenz als Gehaltsnebenleistung. Vergünstigte Warenbezüge im eigenen Unternehmen gelten ebenfalls als Lohn. Einzutragen und letztlich zu versteuern ist die Differenz zwischen dem Marktpreis und dem Einkaufspreis des Arbeitgebers zuzüglich 10 Prozent.

Vereinsbeiträge bis 1000 Franken müssen nicht in den Lohnausweis eingetragen werden. Ebenso wenig Beiträge an Fachverbände. Eine firmeninterne Kinderkrippe muss im Lohnausweis ebenfalls nicht erwähnt werden. Kostenbeiträge an eine externe Krippe und Schulgelder dagegen schon. Zügelkosten sind nur dann frei, wenn der Umzug auf Verlangen des Arbeitgebers erfolgt. Schulgelder und auch Umzugsbeiträge an Expats unterliegen speziellen Regelungen.

Effektive Spesen und Pauschalspesen

Spesen gegen Beleg muss man zwar anmerken, aber nicht mit einem Betrag aufführen (Ziffer 13.1). Pauschal- und Repräsentationsspesen sowie pauschale Autospesen sind dagegen zu deklarieren. Sie dürfen Einzelauslagen bis 50 Franken abdecken. Wer Diskussionen darüber mit den Steuerbehörden vermeiden will, wird aber gut daran tun, das Musterformular für Pauschalspesen zu verwenden oder sein Reglement von den kantonalen Steuerbehörden genehmigen zu lassen.

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Übernimmt das Unternehmen bei Geschäftsreisen auch die Kosten für den Partner, so müssen diese nicht deklariert werden.

Aus- und Weiterbildung

Zahlt der Arbeitgeber die interne oder externe Ausbildung, so taucht sie auf dem Lohnausweis nicht auf, egal, wie teuer sie war. Vorausgesetzt, es handelt sich um einen berufsorientierten Lehrgang. Andernfalls ist sie unter Ziffer 3 («unregelmässige Leistung») als Lohn aufzuführen.

Bezahlt der Arbeitgeber eine Weiterbildung, deren Rechnung auf den Arbeitnehmer lautet, so ist das zwar ebenfalls nicht lohnrelevant. Der Arbeitgeber muss diese Vergütung aber auf dem Lohnausweis vermerken, damit der Mitarbeitende nicht in Versuchung gerät, für die Ausbildungskosten selbst auch noch einen Steuerabzug vorzunehmen. Trägt ein Mitarbeiter die Weiterbildungskosten teilweise selbst, etwa, weil er die geforderte Prüfung nicht bestanden hat oder vorzeitig aus dem Unternehmen ausscheidet, so hat das zwar auch keine Lohnfolgen. Es muss aber unter Ziffer 15 vermerkt werden, damit der Arbeitnehmer seinerseits einen entsprechenden Steuerabzug (bis maximal 12 000 Franken) vornehmen kann.

Wann Nach- und Strafsteuern drohen

Gehen Lohnbestandteile oder Gehaltsnebenleistungen vergessen, so werden darauf Nachsteuern (samt Zins) und auch Sozialabgaben für AHV/IV/EO fällig. Und dies sowohl beim Arbeitgeber als auch beim Arbeitnehmer. Zudem drohen Strafen wegen Steuerhinterziehung, im Extremfall sogar Strafsteuern. Es lohnt sich also für beide Seiten, den Lohnausweis stets ganz genau zu prüfen.