Während der Pandemie haben viele Unternehmen auf die private Infrastruktur ihrer Mitarbeitenden gesetzt. Langfristig ist das nicht empfehlenswert. Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden interne Arbeitsgeräte zur Verfügung. Das ist zwar mit höheren Initialkosten verbunden, zahlt sich aber mittelfristig in vielerlei Hinsicht aus, zum Beispiel in Bezug auf den Datenschutz. Mike Tonazzi, IT-Experte und Mitgründer der Future Work Group, sagt, worauf es dabei ankommt.

So schützen Sie mobile Geschäftscomputer

Beruflicher Einsatz von privaten Geräten

Für die Datensicherheit und die Geheimhaltung sind Sie als Arbeitgeber verantwortlich. Stellen Sie also auch bei der geschäftlichen Nutzung privater Computer ein Minimum an Sicherheitsvorkehrungen sicher: Jedes Gerät muss mit einer Sicherheitssoftware ausgestattet und mit einem komplexen Passwort geschützt sein. Und auch bei privaten Computern sind regelmässige Betriebssystem- und Sicherheitsupdates wichtig.

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Experten-Tipp von Mike Tonazzi: «Ein durchschnittliches Schweizer KMU, das hinsichtlich der Daten nicht in einer besonders sensiblen Branche tätig ist, darf sich auf die mitgelieferte Standard-Sicherheitssoftware unter Microsoft Windows oder Apple Mac OS verlassen.»

Treffen Sie physische Sicherheitsvorkehrungen

Passwörter schützen Geräte vor allem vor virtuellen Angriffen und können durch einen Fingerabdruck oder die Gesichtserkennung ergänzt werden. Sobald ein Dieb aber im Besitz des physischen Geräts ist, kann er die Festplatte rausschrauben, an ein anderes Gerät anschliessen und sich so Zugriff auf alle Daten verschaffen. Das lässt sich mit einem Festplattenschutz massiv erschweren. Ein solcher Schutz ist vor allem dann wichtig, wenn Ihre Angestellten häufig mit dem Gerät unterwegs sind. Neuere Apple-Geräte haben den Festplattenschutz ab Werk aktiviert (zu finden unter «Systemeinstellungen», «Sicherheit»). Und auch bei Microsoft ist er inbegriffen (unter «Einstellungen» und allenfalls zusätzlich unter «Systemsteuerung»).

Experten-Tipp: «Wenn sich die IT über jedes private Betriebssystem informieren, die besten Sicherheitslösungen finden und sich stets über Neuerungen auf dem Laufenden halten muss, kostet das viel Zeit und Geld. Auch deshalb fährt ein Unternehmen mit einheitlich konfigurierten Geschäftscomputern, trotz höherer Initialkosten, besser.»

Gemeinsam gegen Internetbetrug 

Schweizer Kleinunternehmen sehen sich in der Regel nicht mit gezielten Spionage- oder Hackerangriffen konfrontiert. Nichtsdestotrotz ist die Gefahr alltäglich, weil Hacker ganze Netzwerke und User abscannen und so systematisch nach Schwachstellen suchen, um ein System zu verschlüsseln und Lösegeld zu erpressen. Informieren Sie Ihre Angestellten über die virtuellen Gefahren und geeignete Massnahmen dagegen. Eine Übersicht finden Sie hier, eine ausführliche Zusammenstellung der Betrugsarten beim Bundesamt für Polizei.

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Experten-Tipp: «Auch vermeintlich offensichtliche Botschaften – ‹Besprecht nicht telefonisch im Zug.›, ‹Loggt euch nicht in einem offenen WLAN im Café ein.›, ‹Bearbeitet eure Budgetzahlen nicht in der Öffentlichkeit, wo jeder Passant euch auf den Bildschirm schauen kann.› – müssen immer wieder wiederholt werden.»

Das brauchts für ein mobiles Office

Statt auf einen Computer fürs Büro und einen Laptop für zu Hause setzen Sie besser auf ein einziges mobiles Gerät. Für den Heim- und den Büroarbeitsplatz braucht es dann noch: Dockingstation, Monitor, Tastatur und Maus. Auch eine Freisprecheinrichtung als Ergänzung zum Headset kann sinnvoll sein, um die Audioqualität bei Telefonaten zu verbessern. 

Nicht nur, dass zwei Geräte mehr kosten, es besteht auch stets die Gefahr, dass die Synchronisation nicht funktioniert oder Programme doppelt installiert werden müssen. Mobile Geräte sind zudem nicht nur fürs Homeoffice sinnvoll, sie erleichtern auch die Mobilität innerhalb des Unternehmens – etwa vom Arbeitsplatz ins Sitzungszimmer.

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Experten-Tipp: «Nicht nur zu Hause, sondern auch im Büro verlangt Homeoffice nach einer besseren Internetverbindung. Wenn viele Mitarbeitende von extern auf Daten im Geschäft zugreifen, braucht es eine gute Upload-Geschwindigkeit, damit es nicht zu Verzögerungen kommt.»

Die passende Software fürs mobile Arbeiten

Unter dem Begriff «Social Collaboration» werden all jene Tools zusammengefasst, die die Zusammenarbeit über das Internet erleichtern. Wer sich für Lösungen aus einer Hand – etwa von Microsoft – entscheidet, kann sich eine Menge Recherchezeit sparen. Es ist aber auch problemlos möglich, gezielt verschiedene Tools unterschiedlicher Anbieter zu nutzen.

Experten-Tipp: «Als KMU ist man gut beraten, sich an die grossen Player zu halten. Diese haben eine aktive Online-Community, wodurch sich die meisten Anwenderfragen einfach und schnell beantworten lassen.»

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Wer Gratisversionen nutzt, bezahlt häufig mit seinen Daten. Aus datenschutztechnischer Sicht ist davon abzuraten. Die meisten Tools sind mittlerweile aber erschwinglich, lassen sich einfach und günstig ausprobieren und notfalls auf Monatsende wieder kündigen. 

Hilfreiche Tools im Überblick
Chat / Videokonferenz / Online-Meetings Slack, Microsoft Teams, Google G Suite Chat & Meet, Zoom, GoToMeeting, Cisco Webex, Cisco Jabber, Jitsi
Tools für integrierte Zusammenarbeit Slack, Jira, Confluence, Microsoft Teams, Microsoft Yammer, Sharepoint online
Wiki Confluence, Microsoft Teams, Sharepoint online
Dokumentenaustausch Slack, Google Drive, Dropbox, Microsoft Teams, Sharepoint online, Onedrive
Gemeinsame Aufgabenlisten Trello, Asana, Microsoft To Do, monday.com
Gemeinsame Projektpläne Trello, Jira, Asana, Microsoft Planner
Termine planen Doodle, Calendly, Office 365 Findtime & Bookings
Quelle: Studie Arbeitswelt 4.0 der FHNW – Der Praxisleitfaden zur Arbeitswelt 4.0 (kostenloser Download).
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Urs Gysling, Leiter Beobachter-Edition

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