Das Wichtigste zuerst: Auch wenn Sie wegen einer Betriebsschliessung von heute auf morgen keine Arbeit mehr für Ihre Angestellten haben – Sie dürfen Ihre Leute nicht einfach per sofort entlassen. Sie müssen in jedem Fall die Kündigungsfristen einhalten. Wenn Sie – auch mit Kurzarbeit – nicht darum herumkommen, Arbeitsverhältnisse aufzulösen, gehen Sie korrekt und menschlich vor:
- Suchen Sie zuerst das Gespräch mit den betroffenen Angestellten – aktuell auch per Videoanruf oder normales Telefon. Erklären Sie, weshalb Sie sich zu diesem Schritt entschliessen müssen, etwa aus wirtschaftlichen Gründen wegen der Corona-Pandemie. Bereiten Sie sich sorgfältig auf das Gespräch vor (siehe Checkliste). Der oder die Betroffene wird emotional reagieren, vielleicht verzweifelt sein – das müssen Sie aushalten und dann versuchen, wieder einen positiveren Ton ins Gespräch zu bringen.
- Zwar ist es zulässig und gültig, eine Kündigung mündlich auszusprechen. Dennoch sollten Sie dem Gespräch einen Kündigungsbrief folgen lassen – aus Beweisgründen eingeschrieben. Eine Vorlage finden Sie hier.
- Im Kündigungsgespräch können Sie auch besprechen, ob eine Freistellung sinnvoll wäre – etwa weil gar keine Arbeit mehr vorhanden ist. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten.
Ab Beginn der Kündigungsfrist müssen Sie dem oder der Gekündigten den vollen Lohn bezahlen und haben keinen Anspruch mehr auf Kurzarbeitsentschädigung. Der Sinn der Kurzarbeitsentschädigung ist es ja, Arbeitsplätze zu erhalten.
Gut zu wissen: Zwar ist es gesetzlich nicht vorgeschrieben, einen Grund für die Kündigung zu nennen. Wenn Ihr Angestellter dies aber verlangt, müssen Sie eine schriftliche Begründung liefern. Aktuell wird es wohl die wirtschaftliche Situation sein. Aber Achtung: Die Begründung muss tatsächlich stimmen – die Krise darf nicht dazu missbraucht werden, missliebige Mitarbeiter loszuwerden.
- Prüfen Sie die Kündigungsfristen und bereiten Sie das Kündigungsschreiben vor.
- Reservieren Sie einen Termin für den Videoanruf – oder allenfalls für ein Sitzungszimmer.
- Verzichten Sie im Gespräch auf Floskeln, sondern sprechen Sie auf rasche und klare Weise die Kündigung an.
- Begründen Sie die Kündigung kurz und sachlich.
- Wenn Sie dem oder der Angestellten persönlich gegenübersitzen: Übergeben Sie die schriftliche Kündigung und holen Sie die Unterschrift des Arbeitnehmers ein. Wenn Sie das Kündigungsgespräch per Videoanruf führen, kündigen Sie an, dass nun ein eingeschriebener Brief verschickt wird.
- Lassen Sie dem Gekündigten Raum, um seine Emotionen zu zeigen.
- Zeigen Sie im Gespräch Wertschätzung und Respekt.
- Legen Sie, wenn nötig, einen nahen Folgetermin zur Klärung weiterer Details fest.
Kündigungsfristen einhalten
Meist sind die Kündigungsfristen im Arbeitsvertrag festgehalten. Gilt für Ihre Branche ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV), müssen Sie sich an die dort genannten Fristen halten. Ist nichts schriftlich vereinbart, gelten die gesetzlichen Fristen (Art. 335c OR):
- 1 Monat im 1. Dienstjahr
- 2 Monate vom 2. bis und mit 9. Dienstjahr
- 3 Monate ab dem 10. Dienstjahr
- 7 Tage während der Probezeit
Das Arbeitsverhältnis endet immer am Monatsende nach Ablauf der Kündigungsfrist.
Wichtig: Ihre Kündigung muss spätestens am letzten Tag eines Monats beim Angestellten eingetroffen sein. Trifft sie zu spät ein, beginnt die Kündigungsfrist erst einen Monat später.
Keine Kündigung in einer Sperrfrist
In bestimmten Situationen sind Arbeitnehmer von einer Kündigung geschützt: Nach Ablauf der Probezeit gelten gesetzliche Sperrfristen, wenn Arbeitnehmer wegen Krankheit oder Unfall arbeitsunfähig sind, während einer Schwangerschaft und bei Militär- oder Zivildienst. Sie als Arbeitgeber dürfen während folgenden Fristen nicht kündigen:
- bei Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit oder Unfall
30 Tage im 1. Dienstjahr
90 Tage vom 2. bis und mit 5. Dienstjahr
180 Tage ab dem 6. Dienstjahr - bei Schwanger- und Mutterschaft
während der ganzen Schwangerschaft
plus 16 Wochen nach der Geburt - Bei Militär- oder Zivildienst
während der Dienstdauer
wenn ein Dienst länger als elf Tage dauert, zusätzlich vier Wochen vorher und vier Wochen nachher
Eine Kündigung während der Sperrfrist – zur Unzeit, wie das Gesetz sagt – ist ungültig und muss nach Ablauf der Frist wiederholt werden. Haben Sie bereits gekündigt und wird Ihre Angestellte während der Kündigungsfrist arbeitsunfähig oder schwanger, ist Ihre Kündigung zwar gültig. Aber die Kündigungsfrist wird unterbrochen und erst nach der Sperrfrist fortgesetzt.
Beispiele
Sie kündigen Ihrem Angestellten A., der im 3. Dienstjahr ist, am 15. Mai per Ende Juli (2 Monate Kündigungsfrist). A. ist vom 20. bis 24. Juni krank. Dadurch verlängert sich die Kündigungsfrist um 5 Tage, läuft also bis zum 5. August. Das Arbeitsverhältnis endet am nächsten Monatsende, also am 31. August.
Sie kündigen Ihrer Mitarbeiterin B. am 20. Mai 2020 per Ende Juli. Am 15. Juni wird die Mitarbeiterin schwanger; die Kündigungsfrist steht still. Das Kind kommt am 13. März 2021 zur Welt. Die Sperrfrist läuft bis zum 2. Juli (16 Wochen nach der Geburt). Dann läuft die Kündigungsfrist weiter – restliche Tage von Juni sowie Juli 2020, total 1½ Monate – bis Mitte August 2021. Das Arbeitsverhältnis endet am 30. August 2021.
Lieber eine Freistellung?
Wenn Sie einem Mitarbeiter in einer Position mit viel Kundenkontakt oder mit Führungsaufgaben kündigen, wäre es Ihnen vielleicht lieber, dass er während der Kündigungsfrist nicht mehr im Betrieb arbeitet. Dann können Sie ihn per sofort freistellen. Das heisst, Ihr Mitarbeiter erbringt die Arbeitsleistung nicht mehr, den Lohn müssen Sie dennoch bis zum Ende der Kündigungsfrist bezahlen. Wenn Sie eine Freistellung vorsehen, sollten Sie die Einzelheiten in einer Vereinbarung schriftlich regeln, etwa ob der Mitarbeiter für Rückfragen noch zur Verfügung stehen muss. Eine Vorlage finden Sie hier.
Aufhebungsvereinbarung für früheren Austritt
Gerade Kaderangestellte haben häufig eine längere Kündigungsfrist, zum Beispiel von sechs Monaten. Sie möchten sich in der aktuellen Situation aber möglichst rasch trennen können. Dann ist vielleicht eine Aufhebungsvereinbarung möglich. Dafür, dass er auf mehrere Monatslöhne verzichtet, will Ihr Angestellter eine Gegenleistung, zum Beispiel eine Abfindung oder die Finanzierung eines Outplacements. Handeln Sie eine Aufhebungsvereinbarung aus. Folgende Punkte sollten Sie darin regeln:
- Datum der Vertragsauflösung
- Begleichung offener Forderungen wie Ferien- und Überstundenguthaben, aber auch Bonusanteil und Erfolgsbeteiligung
- Rückgabepflichten (Geschäftsauto, IT-Geräte et cetera)
- Arbeitszeugnis, vor allem Sprachregelung, wie der Weggang kommuniziert wird
- Allfällige Freistellung
- Allfällige Abfindung
Erfolgt die Vertragsauflösung auf Ihren Wunsch, sollte dies in der Vereinbarung festgehalten sein. Das hilft dem Angestellten, falls er auf Arbeitslosentaggelder angewiesen sein sollte.
Gut zu wissen: Ihre letzten Verpflichtungen gegenüber Ihrem Angestellten sind am Ende des Arbeitsverhältnisses eine vollständige Schlussabrechnung und ein faires Arbeitszeugnis. Wie Sie ein solches Arbeitszeugnis erstellen und worauf es dabei ankommt, zeigt Ihnen der Beobachter-Ratgeber «Fair qualifiziert? Mitarbeitergespräche, Arbeitszeugnisse, Referenzen».
