«Reden ist ein Bedürfnis – zuhören eine Kunst», wusste schon Dichterfürst Johann Wolfgang von Goethe. Noch herausfordernder wird es, wenn Kommunikation online erfolgt: Die Aufmerksamkeit der Teilnehmer kann noch schneller verloren gehen als im Meetingraum. Wenn zehn Minuten lang die gleiche Folie gezeigt wird und ein Monolog über die Telefonleitung läuft, schweifen viele ab. Sie erledigen dann andere Dinge und lesen etwa eingehende E-Mails.
Wie bleiben Teilnehmer aufmerksam? Paul Zimmermann, zuständiger IT-Verantwortlicher beim Reiseunternehmen Kuoni, nennt Techniken: «Interaktive Elemente bewähren sich – wie eine kurze, zwischengeschaltete Umfrage oder die Aufforderung an alle zur Rückmeldung via Chatbox.» Sinnvoll ist der Einsatz von Whiteboards. Wer beim Präsentieren seine statischen Folien durch live gezeichnete Skizzen ergänzt, bringt Bewegung auf den Bildschirm. Die Technik animiert so Teilnehmer zum Mitdenken.
Bei Kuoni haben die Mitarbeitenden seit letztem Sommer die Infrastruktur für Online-Präsentationen zur Verfügung. Pro Monat werden bis zu sieben Präsentationen durchgeführt, was viel Reisezeit und damit Kosten einspart. Eingesetzt wird eine Präsentationskonsole, welche die genannten Interaktionen ermöglicht. Wichtig ist dabei, dass das System auch auf Empfängerseite eingerichtet ist, entweder mit einer entsprechenden Software oder einem so genannten plattformübergreifenden Webclient.
«Wer online präsentiert, ist in der Regel besser vorbereitet. Und der Ablauf ist effizienter als an konventionellen Präsentationen», so Zimmermanns Erfahrung. Das ist für Online-Präsentationen besonders wichtig, denn zwei wesentliche Komponenten für Vortragende fallen weg: die Körpersprache und die Mimik. Dem Präsentator bleibt in der Regel nur seine Stimme, um übers Telefon Emotionen zu vermitteln.
Notwendig ist eine professionelle Vorbereitung. Selbst geübte Präsentatoren sollten 10 bis 15 Minuten vor Beginn sämtliche Elemente bereitstellen, allfällige Software starten und nicht benötigte Programme schliessen. Dazu ein Tipp von Kuoni-Profi Zimmermann: «Wenn man neben der Präsentationskonsole einen separaten PC oder ein Notebook mitlaufen lässt, sieht man, wie die Inhalte beim Empfänger tatsächlich erscheinen.» Nehmen viele Leute teil, empfiehlt sich ein technischer Supporter, der sich um allfällige Schwierigkeiten kümmert. So kann sich der Präsentator besser auf seine Inhalte konzentrieren.
Wie steht es um die Online-Kompetenz der Teilnehmenden? Dies ist bei der Organisation von Online-Präsentationen zu berücksichtigen. So sind alle technischen Voraussetzungen auf Empfängerseite vorab zu checken. Am besten mit einer konkreten Anleitung zur selbständigen Prüfung vor Ort. Damit nicht Nebengeräusche aus Büros und Gespräche der Empfänger den Präsentator stören, sollte nur sein Mikrofon eingeschaltet sein. Ist ein mündliches Feedback gefragt, kann dies moderiert über Namensaufruf erfolgen. Generell gilt: Wer lacht, schläft nicht. Dosierter Humor nützt auch online.
Präsentieren, leicht gemacht
Bekanntlich nehmen wir über 80 Prozent der Informationen und Eindrücke über das Sehen auf, und nur gut 10 Prozent übers Hören. Wertvolle Tipps für Präsentatoren – vor allem online – liefert die Stiftung Produktive Schweiz.
Checkliste für Chefs
– Ich bin optimal gebrieft, um selber online zu präsentieren.
– Meine Mitarbeiter sind für Online-Präsentationen geschult.
– Alle technischen Voraussetzungen für Online-Präsentationen sind sowohl im Unternehmen als auch auf Empfängerseite vorhanden.
– In unserem Unternehmen wurde abgeklärt, wie viel Kosten wir durch Online-Präsentationen einsparen können.
6 Erfolgsfaktoren fürs (Online-)Präsentieren
– Eine Präsentation soll Veränderung bewirken – sonst ist sie überflüssig.
– Die Kernbotschaft muss in ein, zwei Sätzen auch komplexe Inhalte verständlich machen.
– Erzählen ist besser als aufzählen. Bieten Sie Problemlösungen an.
– Setzen Sie Humor dosiert und gezielt ein.
– Lassen Sie keine Langeweile aufkommen, und nützen Sie Online-Interaktionstechniken wie Umfragen, Chatbox oder Whiteboard.
– Fördern Sie die Partizipation. Mein Kunde / der Teilnehmer muss sich mit dem Inhalt meiner Präsentation identifizieren können.