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Personal
So führt man das Jahresgespräch mit Mitarbeitern richtig

Mitarbeitergespräch
In Mitarbeitergesprächen redet man oft aneinander vorbeiQuelle: Andrea Caprez

Für viele Chefs und Mitarbeitende sind Jahresgespräche quälend. Es geht aber auch anders - wenn man einige wichtige Regeln beachtet.

Von Barbara Sommer
am 29.12.2018

Eine reine Pflichtübung – das denken viele Arbeitnehmer über das Mitarbeitergespräch. Aber eigentlich wissen es alle: Im hek­tischen Arbeitsalltag kommt man selten dazu, sich auszutauschen, Bilanz zu ziehen, Zukunftsperspektiven zu erörtern ­sowie grundlegende Fragen und Probleme zu besprechen. Zudem können Konflikte jederzeit und überall auftauchen. Ein formelles Mitarbeitergespräch ist daher nicht nur ein Ritual. Es zahlt sich als Angestellter aus, darauf zu bestehen – besonders auch darauf, dass das Gespräch protokolliert wird. Doch was, wenn der Chef das anders sieht? Und gibt es eigentlich intelligente Alternativen, um das, was man sich vom Jahresendgespräch erhofft, zu bekommen? Die wichtigsten Fragen und Antworten im Überblick.

Gibt es ein Recht auf ein Jahresendgespräch?
Das Gesetz schweigt zum Thema. Der Arbeitgeber hat jedoch eine gesetzliche Fürsorgepflicht und aus dieser lässt sich ableiten, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Anspruch auf regelmässigen Austausch haben. Dazu gehört auch das Feedback zu Leistung und Verhalten. Zudem dürfen Mitarbeitende jederzeit ein Arbeitszeugnis verlangen. Und da dieses auch über Leistung und Verhalten Auskunft geben muss, lässt es sich nur auf Grundlage von regelmässigen Mitarbeiterbeurteilungen aussagekräftig erstellen. Zudem sind Mitarbeitergespräche in vielen Gesamtarbeits- und zum Teil auch in Einzelarbeitsverträgen vorgeschrieben. Wenn der formelle Austausch nicht regelmässig erfolgt, ist es ratsam, selbst die Initiative zu ergreifen und ein Gespräch vorzuschlagen. Sagen Sie dem Chef, dass Sie gern mal wissen würden, wie zufrieden er mit Ihnen ist und wo Sie stehen. Als Chef dürfen Sie Mitarbeitergespräche nicht einfach von sich aus verweigern, sondern müssten dem ganzen Team eine Alternative vorschlagen und diese gut erklären.

Was gehört ins Protokoll?
Anders als ein Arbeitszeugnis, das auch Externe sehen, muss das Protokoll nicht wohlwollend formuliert sein, da es nur ­firmeninterne Personen zu sehen bekommen. Es darf und soll Klartext gesprochen und geschrieben werden. Die Beurteilung muss jedoch objektiv sein, also nach einem einheitlichen und nachvollziehbaren Massstab erfolgen. Die Privatsphäre des Mitarbeitenden ist zu achten. Fragen etwa zur politischen Gesinnung haben beim Standortgespräch nichts verloren.

Sind Korrekturen möglich?
Entscheidend ist, dass das Gespräch schriftlich festgehalten und das Protokoll von beiden Parteien unterschrieben wird. Wenn ein Mitarbeiter mit dem Inhalt nicht einverstanden ist, kann er dies bei seiner Unterschrift festhalten. Etwa so: «Einge­sehen, aber nicht einverstanden, siehe beiliegende Stellungnahme.» Dazu muss er schriftlich und sachlich festhalten, womit er nicht einverstanden ist und weshalb. Bei Unklarheiten und unspezifischen Pauschalvorwürfen («Andere haben sich über Sie beklagt») sollte man nachfragen und Fakten, Zahlen, Namen und Beispiele verlangen. Und allenfalls auch ein klärendes Gespräch vorschlagen. Das heisst für den Vorgesetzten, dass er sich für ein Mitarbeitergespräch zum Jahresende gut vorbereiten muss, vor allem wenn es Kritikpunkte gibt, Belege für Fehlverhalten müssen vorher gesammelt werden.

Ist das Protokoll ein Beweismittel?
Im Streitfall kann ein Gesprächspro­tokoll durchaus juristische Bedeutung ­haben. Es ist deshalb wichtig, dass auch eine allfällige Stellungnahme des Mitarbeiters zusammen mit der Qualifikation des Vorgesetzten im Personaldossier abgelegt wird. Sonst kann sich der Arbeit­geber später auf seine negative Beur­teilung berufen, etwa wenn es Streit ums Arbeitszeugnis gibt oder ein Angestellter sich gegen eine missbräuchliche Kündigung wehrt. Der Arbeitgeber kann ansonsten belegen, dass er schon länger nicht ­zufrieden war und der Arbeitnehmer ihm nicht widersprochen hat. Auch bei einer Verwarnung durch den Chef, mit der man nicht einverstanden ist, sollte man auf die gleiche Art Einspruch erheben.

Wer darf das Protokoll einsehen?
Der Arbeitnehmer darf – gestützt auf das Datenschutzgesetz – jederzeit Einsicht in seine Personalakte nehmen. Der Arbeitgeber muss ihm kostenlos eine Kopie seines kompletten Dossiers zustellen. Ein «graues» Dossier, also ein inoffizielles, ­paralleles Personaldossier mit «vertrau­lichen», dem Betroffenen nicht zugäng­lichen Informationen, ist unzulässig. Es ist jedoch erlaubt, reine Gedankennotizen zurückzuhalten.

Gibt es Alternativen zum Jahresendgespräch?
Ganz auf ein Jahresendgespräch oder grundsätzlicher ein Mitarbeitergespräch zu verzichten, ist denkbar, aber nur wenn sinnvolle Alternativen eingeführt wurden. Man kann aber mithilfe von Software wie Company Mood oder Officevibe Bewertungen der Mitarbeitenden und Chefs untereinander vornehmen und diese dann grafisch darstellen oder vom Programm analysieren lassen. In manchen Firmen, vor allem Beratungsfirmen, ist auch das sogenannte 360-Grad-Feedback üblich. Dabei werden Mitarbeitende von Vorgesetzten, Untergebenen und Gleichrangigen bewertet, was dann die Grundlage für Mitarbeiter- oder Jahresendgespräche bildet.

Wie sieht ein klassisches Jahresendgespräch aus?
Im klassischen Fall teilt sich das Jahresendgespräch in drei Teile. Im ersten Teil geht es um Leistungsaspekte. Also um ­einen Rückblick auf das Jahr, die Leistungsbeurteilung, die Mitteilung, ob der Chef zufrieden war oder nicht, und all­fällige Fragen zur Entlöhnung. Im zweiten Teil geht es um Ziele. Hier ist der Chef ­gefordert, zusammen mit dem Mitarbeitenden Ziele zu definieren und Schwerpunkte für das kommende Jahr zu setzen. Im dritten Teil geht es um Entwicklungs­aspekte, die über das kommende Jahr ­hinausgehen: Wo sieht sich der Mitarbeiter, wo erkennt er grösseres Potenzial und wie kann der Chef hier Inputs geben?

Was sind die häufigsten Chef-Fehler beim Jahresendgespräch?
Jahresgespräche können auch über das Jahr verteilt abgehalten werden. Dutzende Mitarbeiter in wenigen Tagen abzufer­tigen, führt meist zu wenig befriedigenden Ergebnissen. Jahresendgespräche bedingen, dass sich der Vorgesetzte auf jeden Mitarbeiter individuell vorbereitet. Wenn Mitarbeitende merken, dass nur Standardfloskeln abgefragt werden, verschliessen sie sich schnell. Hin und wieder ist es auch nützlich, wenn das Beurteilungsformular aktualisiert wird. In vielen Firmen werden jahrzehntelang die gleichen Sachen abgefragt, obwohl sich Anforderungen grundsätzlich verändert haben. Je mehr ein Chef von den empfohlenen drei Themen­blöcken abweicht (Leistungs-, Ziel- und Entwicklungsaspekte), desto schwieriger.

Was sind die häufigsten Mitarbeiter-Fehler beim Jahresendgespräch?
Jahresendgespräche unterscheiden sich je nach Firmenkultur. Mitarbeitende sollten sich vorbereiten und Kollegen ­fragen, was auf sie zukommt. Sie sollten im Gespräch die Chance nutzen, deutlich zu machen, was sie künftig tun und verändern wollen. Mitarbeiter sollten sich ein klares Bild des eigenen Standorts und möglicher Ziele im Unternehmen machen – und das, bevor sie dem Chef ­gegenübersitzen. Auch sollten Mitar­beitende während des Gesprächs nicht zu unterwürfig oder bettelnd auftreten. Im Idealfall handelt es sich um einen ­professionellen und ehrlichen Austausch auf Augenhöhe und keinen Bitt- oder Beichtgang.

Gibt es Firmen, die auf Jahresendgespräche verzichten?
Ja, Beratungsfirmen wie Accenture, die Zürcher Kantonalbank oder Software­firmen wie Adobe haben Jahresend­gespräche und Mitarbeiterbenotungen abgeschafft. Das bedeutet aber nicht, dass sich Chefs nicht mehr mit Mitarbeitenden austauschen müssen. In vielen Fällen bedeutet die Abschaffung eines Jahresendgesprächs, dass während des Jahres viele informellere Gespräche und Bewertungen eingeführt werden.
 

 

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